Como usar QuickBooks: um guia completo
O que são Quickbooks? como você usa isso? Vale a pena começar? Neste guia, detalhamos tudo o que você precisa saber sobre o uso de Quickbooks para gerenciar seu negócio ...
QuickBooks vem com recursos de contabilidade eficazes que são projetados não apenas para agilizar seus processos de contabilidade, mas também dar a você uma visão melhor de como sua empresa está funcionando.
Você pode rastrear e monitorar coisas como folha de pagamento, despesas, impostos, gastos de empreiteiros - basicamente tudo de que você precisa para ficar sempre por dentro.
E como o QuickBooks opera com base na organização, muitas empresas com grandes quantidades de dados podem conectar o software aos processos existentes e obter visibilidade e análise aprimoradas de suas métricas principais.
Neste guia, você saiba mais sobre QuickBooks incluindo como usá-lo e todos os seus recursos impressionantes.
Embora, se você quiser se tornar um usuário de Quickbooks profissional, vale 100% a pena investir neste curso - mostrará como fazer tudo, desde coisas básicas a processos de ponta.
Esta postagem foi projetada para fornecer uma visão geral rápida dos Quickbooks, como eles funcionam e alguns recursos básicos. Se você quiser aprender como usá-lo profissionalmente, este curso é altamente recomendado.
O que é QuickBooks?
QuickBooks é um software de contabilidade para pequenas empresas e também o mais popular usado por empresas para gerenciar suas receitas e despesas.
Foi concebido para o ajudar a controlar a saúde financeira da sua empresa.
A seguir estão algumas das aplicações do QuickBooks em uma empresa:
- QuickBooks pode ser usado para faturar clientes
- O software também pode gerar relatórios
- Ajuda a preparar seus impostos também
Os recursos do QuickBooks
Como mencionado anteriormente, QuickBooks é rico em recursos essenciais que ajudam as empresas a prosperar em suas transações diárias.
Esses recursos são eficazes e podem funcionar bem em ambientes de pequenas ou médias empresas. Portanto, não há limitação de tamanho quando se trata de usar este software em qualquer negócio. Na verdade, os indivíduos que administram seus negócios pessoais podem se beneficiar muito com o uso do QuickBooks.
Dito isso, a seguir estão os recursos do QuickBooks abordados em detalhes:
1. Gestão de receita e vendas
Organização e gerenciamento são as razões originais pelas quais o software QuickBooks foi criado. Isso ocorre porque qualquer negócio operacional depende da receita e das vendas para que o negócio continue funcionando.
E não apenas correndo, mas também certificando-se de que a gestão de receitas e vendas esteja perfeitamente ativa.
Ao usar QuickBooks, um usuário pode criar uma fatura no software. Este ato tem como objetivo ajudar qualquer usuário do QuickBooks a gerenciar suas vendas e receitas comerciais.
A fatura criada neste software permite ao usuário visualizar o relatório de vencimento de suas contas a receber. Isso dá ao usuário a chance de visualizar o saldo de suas contas a receber, tornando todo o processo mais eficiente.
Geralmente, QuickBooks incluirá todos os detalhes de relatórios de faturas anteriores e atuais de uma conta.
2. Acompanha suas contas e despesas
Se você deseja monitorar contas e despesas em seu negócio, QuickBooks pode ser sua melhor solução. Com este software, você pode monitorar facilmente o dinheiro que sai de seu negócio, conectando contas bancárias e cartões de crédito a QuickBooks.
Como resultado, torna-se mais fácil não apenas controlar suas despesas, mas também categorizar e baixar todos os dados compostos. Com essa capacidade, o QuickBooks permite que você rastreie seu dinheiro e também verifique suas transações.
3. Gestão de fluxo de caixa
Quando você usa QuickBooks em sua empresa, pode gerenciar facilmente o caixa que entra e sai de sua empresa de forma eficiente.
Além disso, este software permite que você acesse qualquer um de seus relatórios financeiros de negócios para referência. Com informações tão sinceras, é fácil formular estratégias sobre as melhores maneiras de gerenciar seu fluxo de caixa.
E também é mais fácil executar os relatórios de fluxo de caixa neste software com apenas alguns cliques, e eles também são atualizados em tempo real. Como um bônus às ofertas, QuickBooks também permite que você execute três relatórios diferentes que você pode usar para informar a posição de seu negócio.
Os três relatórios diferentes incluem:
- O relatório de balanço
- Demonstração do fluxo de caixa e
- O relatório de lucros e perdas
Com os três relatórios diferentes, você pode capitalizar as informações criando uma estratégia melhor para dimensionar seus negócios. E conhecendo o escopo de seu negócio, você saberá o que pode fazer melhor para aumentar seus lucros.
4. Folha de pagamento
O recurso de folha de pagamento que vem no software QuickBooks o ajudará a gerenciar diferentes contas de forma eficaz. Com esse recurso, os proprietários de negócios que têm funcionários podem gerenciar facilmente suas contas de forma adequada, caso executem a folha de pagamento.
O que o recurso de folha de pagamento faz é ajudar você, o proprietário da empresa, a gerenciar os impostos de seus funcionários e também atualizar suas contas. Além disso, você também pode usar o recurso de folha de pagamento no QuickBooks para calcular os seguintes aspectos:
- Salário
- Salários
- Bônus
- Quaisquer impostos retidos
Manter o controle de todos os seus funcionários é altamente essencial para o seu negócio, porque eles são partes integrantes da sua organização. E não há software melhor para ajudá-lo a fazer isso do que o software QuickBooks.
5. Rastreamento de estoque
Assim como o fluxo de caixa, controlar seu estoque é outra parte essencial da gestão de seus negócios.
O recurso de rastreamento de estoque no QuickBooks é eficiente e preciso e pode ajudá-lo a gerenciar todas as vendas de seus produtos. Esse recurso também o ajudará a entender se você está ganhando ou perdendo dinheiro com cada produto que vende.
Por último, você precisa ativar o recurso de rastreamento de estoque antes de configurar o estoque em QuickBooks. Este requisito garante totalmente que o rastreamento do seu inventário comece imediatamente quando você começa a usar o software.
6. Opções de pagamento online
O mundo está se tornando mais digitalizado a cada dia e todos os tipos de negócios estão abraçando os avanços. As pessoas não dependem mais de pagamentos físicos e é isso que tornou o e-commerce uma indústria multibilionária.
QuickBooks utiliza o mesmo conceito e oferece aos usuários a chance de configurar opções de pagamento online para seus negócios. Como usuário, você pode adicionar recursos de pagamento Intuit à sua empresa com QuickBooks para transações digitais seguras e protegidas.
E se os clientes puderem comprar e pagar por seus produtos em qualquer local, isso pode aumentar suas conversões e receita.
7. Digitalização de recibos
Se você for assinante do QuickBooks, poderá baixar seu aplicativo oficial no seu celular. Com o aplicativo, você pode tirar uma foto de um recibo e enviá-lo para o QBO.
Isso ajuda você e sua equipe a controlar as despesas.
O que esse recurso faz é economizar seu tempo e reduzir as chances de você ter que lidar com qualquer papelada.
E por ser um aplicativo, você pode facilmente conseguir tudo o que precisa remotamente no QuickBooks, já que funciona no iPhone e no Android, bem como no desktop.
Como usar o QuickBooks?
Agora que você sabe exatamente o que o software QuickBooks pode fazer, é hora de aprender como usá-lo. Usar este software não é uma tarefa complicada e você não precisa ter conhecimento profundo sobre muitas coisas.
Isso ocorre porque o software QuickBooks foi criado para tornar a gestão empresarial um processo fácil e eficiente. Ao fazer isso, os proprietários de pequenas empresas poderão se beneficiar mais de suas interações comerciais diárias.
Portanto, você não precisa se preocupar se é a primeira vez que usa este software.
Dito isto, aqui está como usar QuickBooks:
Instale o software
Esta é a etapa inicial de uso do QuickBooks em suas atividades diárias de negócios. Para usar este software, primeiro você deve instalá-lo em seu computador. Ao instalar, você deverá indicar o tipo de instalação que prefere, Custom ou Network Options.
Se você planeja usar o software em apenas um PC, deve selecionar a opção “Usarei QuickBooks neste computador”. Por último, você também precisará selecionar o local ou a pasta em que deseja que o software seja instalado.
Colete papéis financeiros
Depois de instalar o software em seu PC, a próxima etapa é reunir os documentos financeiros essenciais. Este é um requisito porque você precisará desses papéis para configurar seus arquivos QuickBooks.
Se não souber, esses documentos financeiros incluirão o nome da empresa, números de identificação fiscal, demonstrações financeiras e, é claro, o endereço comercial.
Crie um arquivo para sua empresa
Com o programa instalado em seu computador e reunindo todos os documentos financeiros importantes, é hora de lançar o QuickBooks. Clique no ícone da área de trabalho do software para executar o programa e começar a usá-lo.
A princípio, há uma opção do assistente EasyStep Interview que aparecerá para ajudá-lo em todo o processo de criação do arquivo da sua empresa. Este assistente de configuração é altamente essencial e eficaz, especialmente se você estiver usando este software pela primeira vez.
Portanto, aproveite as vantagens do assistente EasyStep Interview para criar o arquivo da sua empresa, enquanto aprende mais sobre QuickBooks.
Configuração e gerenciamento de contas de fornecedores
Depois de criar o arquivo da empresa, você precisará configurar as contas do fornecedor para que possa gerenciá-las de maneira fácil e eficaz. Se não estiver claro, os fornecedores são partes integrantes do seu negócio e incluem seus fornecedores ou contratados.
O processo de criação de contas de fornecedores para gerenciá-los é direto e tem a seguinte aparência:
- Na barra de ferramentas superior, clique em “Centro de fornecedores”
- Selecione o botão “Novo fornecedor” para criar uma nova conta de fornecedor
- Se você deseja adicionar transações, pode fazê-lo clicando no botão “Nova transação”
E é assim que você cria uma conta de fornecedor no QuickBooks para que você possa gerenciar melhor as contas. Se você deseja exportar as informações de todas as contas de fornecedores ou de determinados fornecedores, pode vincular este software ao Excel para habilitar o processo.
E você também pode exportar as informações em “Word”, para ter registros só para você em outras plataformas.
Criar e gerenciar contas de funcionários
Assim como os fornecedores, seus funcionários também são importantes para o seu negócio. Portanto, o QuickBooks pode ajudar a garantir que você os mantenha sob controle para uma melhor gestão da equipe.
Para criar contas de funcionários, aqui está o que você precisa fazer:
- Clique em “Employee Center”
- Em seguida, clique na guia “Novo funcionário” para criar e gerenciar todas as suas contas de funcionários
- Quanto às transações relevantes com seus funcionários, clique na guia “Transação”
- Por último, você pode gerenciar as folhas de ponto de seus funcionários usando o recurso "Inserir horário" no software
Gerar relatórios
A última etapa de como usar o QuickBooks envolve a geração de relatórios por meio da Central de relatórios do software. Você pode fazer muito em seu negócio com esse recurso, como obter relatórios das seguintes áreas:
- Demonstrativos de lucros e perdas
- Orçamentos
- Relatórios de contas a receber, entre muitos mais
Como reconciliar em QuickBooks
Quer saber como você pode reconciliar suas contas bancárias no QuickBooks? Bem, não é tão difícil quanto a maioria das pessoas pensa. Lembre-se de que este software foi criado com o único propósito de fazer seu negócio funcionar de maneira eficiente.
No entanto, o processo de reconciliação no software QuickBooks é um pouco diferente, mas não algo que você não possa gerenciar. Portanto, você não deve se esquivar de usar este software para reconciliar suas contas bancárias.
Continuando, aqui está um guia passo a passo sobre como reconciliar no QuickBooks:
- Selecione o botão de engrenagem, clique em “Ferramentas” e siga em “Reconciliar”
- Você encontrará um menu suspenso em “Contas”, que você selecionará e clicar na conta que deseja reconciliar
- Com base no seu extrato bancário, você preencherá o “Saldo final” e a “Data final” também
- Depois disso, você precisará comparar seu extrato bancário com as transações, que também verificará individualmente
- Use filtros nas transações para que sejam facilmente detectáveis
- Execute o recurso continuamente até atingir zero dígitos no campo "Diferença"
E é assim que reconciliar no QuickBooks.
Conclusão
Em conclusão, QuickBooks é um software de gerenciamento de negócios comprovado que é capaz de escalar seus negócios a alturas maiores. Mas quanto custa usar o QuickBooks?
Dependendo da sua preferência de variantes do software, você pode pague de $ 25 a cerca de $ 300 todos os meses para usar o software QuickBooks.
Mas, considerando as vantagens de usar este software, é uma quantia decente a pagar por usá-lo.
