Revisão do Microsoft 365: ainda é o melhor? Bastante…
O Microsoft 365 ainda é o melhor pacote de aplicativos de produtividade em 2021? Ou você está melhor com algo como o Google Workspace, que inclui armazenamento em nuvem e Google Drive? Vamos descobrir…
Índice analítico
Aplicativos do Microsoft Office, então Word, Excel e PowerPoint, têm sido o pacote líder de aplicativos de produtividade empresarial do planeta há décadas. Quando a maioria das pessoas pensa em uma planilha, por exemplo, elas pensam no Excel.
E tem sido assim há décadas. Mas com o Microsoft 365, as coisas mudaram um pouco com a forma como a Microsoft faz seus aplicativos de produtividade. Você ainda terá acesso a todos os mesmos aplicativos, bem como a alguns novos como equipes, mas a plataforma é mais um ecossistema agora, em vez de um conjunto de aplicativos individuais.
E como qualquer bom ecossistema, a ideia é que todos os aplicativos dentro do Microsoft 365 sejam usados melhor juntos. É assim que a Microsoft está posicionando o Microsoft 365, como a palavra final em suítes de produtividade para usuários empresariais e profissionais.
Em 2023, o Microsoft 365 ficará ainda mais útil após o lançamento e implantação do Copilot, o assistente baseado em IA da Microsoft que viverá dentro e será executado em todos os aplicativos do Microsoft 365.
Com o Microsoft 365, você terá todas as ferramentas necessárias para administrar seus negócios - de planilhas e processamento de texto a armazenamento em nuvem e ferramentas de comunicação com o Teams. Mas o Microsoft 365 é tão relevante como sempre ou você está melhor com algo como Espaço de trabalho do Google?
Vamos dar uma olhada geral no que é o Microsoft 365, o que mudou e como ele funciona como um pacote completo. Depois de fazer isso, poderemos tirar algumas conclusões sobre se o Microsoft 365 é a melhor solução para sua empresa ou marca.
Planos e preços do Microsoft 365
A primeira coisa que você precisa saber sobre o Microsoft 365 é que agora ele é apenas um serviço baseado em assinatura. O Microsoft 365 também vive e funciona na nuvem. E para acessar a plataforma e todas as suas armadilhas, você tem a opção de vários planos de pagamento mensais diferentes:
- Microsoft 365 Basic - Basic é o pacote Microsoft 365 mais barato. Custa US $ 5 por mês por usuário e dá a você acesso a todos os aplicativos principais da Microsoft, incluindo Teams e OneDrive; no entanto, não inclui versões de desktop, então você provavelmente vai querer evitar este pacote.
- Microsoft 365 Standard - Padrão custa US $ 12.50 por mês por usuário e dá acesso a tudo o que você obtém com o Basic, ou seja, todos os principais aplicativos de produtividade da Microsoft, e funciona tanto em dispositivos móveis quanto em desktops. Se você está apenas começando, o Standard é o escolhido.
- Microsoft 365 Premium - Premium é o pacote Microsoft 365 mais caro - custa US $ 20 por mês por usuário. Com o Premium, você obtém todos os itens acima, além de proteção contra ameaças cibernéticas e controles de administrador. Se você gerencia uma organização, esta é a melhor opção, pois você terá mais controle sobre o acesso e o gerenciamento de arquivos.
A Microsoft também tem duas versões empresariais do Microsoft 365: E3 e E5.
O plano Microsoft 365 E3 é o mais barato dos dois; custa $ 32 usuário / mês e inclui acesso a todos os aplicativos da Microsoft, bem como proteção de dados, auditoria cibernética, processamento de dados e funcionalidades de gerenciamento de identidade e acesso que não estão presentes no Basic, Standard e Premium.
O plano E5 custa $ 57 usuário / mês e apresenta todas as mesmas coisas do E3, apenas com ferramentas de análise de usuário mais avançadas e habilidades de rastreamento. O plano E5 é projetado apenas para uso por organizações maiores com cem ou mais funcionários. Não foi projetado para empresas menores.
E, finalmente, se você só precisa de acesso aos aplicativos da Microsoft e nada das outras coisas, pode obter acesso a Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Publisher e Access for $ 8.25 por mês, por usuário. Este pacote inclui OneDrive, mas não Teams ou qualquer uma das ferramentas analíticas ou de gerenciamento do Microsoft 365.
Aplicativos Microsoft 365
Cobrimos tudo o que você precisa saber sobre a estrutura de planos e preços do Microsoft 365. Vamos agora seguir em frente e dar uma olhada profunda nos principais aplicativos do Microsoft 365 - Word, Excel, Powerpoint, OneDrive e OneNote.
Microsoft Word
O processador de texto Word da Microsoft é o processador de texto mais usado do planeta. E tem sido por um longo tempo, apesar da ascensão das páginas da Apple e do Google Docs. A força do Word reside em sua miríade de recursos e ferramentas de colaboração líderes de mercado.
No Word, você pode facilmente ser coautor de documentos, trabalhar na cópia como um grupo e até mesmo voltar e reler versões anteriores usando o OneDrive. O Word tem muitos recursos excelentes, incluindo a capacidade de controlar as alterações feitas em documentos, várias opções de exportação e o melhor mecanismo de fala para texto do mercado.
Também funciona muito bem como processador de texto. Como qualquer pessoa que já usa o Word por um tempo sabe, o software em si é sólido, confiável e raramente apresenta problemas. Navegar no Word é muito fácil e você pode usá-lo para criar todos os tipos de documentos, desde postagens em blogs a comunicados à imprensa e até memorandos corporativos - o céu é o limite, na verdade.
E porque o Word oferece suporte para Texto OpenDocument (.odt), Portable Document Format (PDF) e formato Microsoft Word (.docx), você nunca terá problemas de compatibilidade - algo que é muito comum com o Pages da Apple.
O Word tem sido minha escolha de processador de texto há anos; é o que eu uso todos os dias para criar conteúdo e organizar KYM, incluindo ideias de conteúdo, projeções para o futuro e memorandos para a equipe e colaboradores. Adoro o fato de ele ter um Modo Leitor e funcionar perfeitamente no meu PC, Mac, iPhone e telefone Android.
Para mim - e milhões de outras pessoas - o Word da Microsoft é a última palavra quando se trata de software de processamento de texto. Nada mais chega perto. E se ter um bom processador de texto é importante para o seu fluxo de trabalho, o Word é a única coisa que você deve olhar.
Microsoft Excel
Eu odeio planilhas. Sempre tem. Mas eles são uma ferramenta essencial para as empresas. Eu uso o Excel todos os dias para gerenciar aspectos do meu negócio, planejar o conteúdo e controlar minhas finanças, despesas, custos e receitas. É quase essencial, basicamente.
Tentei usar o Planilhas Google por um tempo, mas descobri que o Excel é muito mais poderoso. Com o Excel, você tem um universo de funções, mais de 450 agora, que podem ser usadas para obter e extrair insights valiosos de montes e montes de dados aparentemente sem sentido.
Como ferramenta de análise, o Excel é inestimável. Eu sei que pode ser assustador começar a aprender a usar o Excel, mas leva apenas algumas horas para aprender mais do que o suficiente. E você pode fazer a maior parte disso gratuitamente no YouTube. Dedique um pouco de seu tempo para revelar o verdadeiro potencial do Excel e ele o ajudará a gerenciar, interpretar e analisar todos os tipos de aspectos ocultos do seu negócio.
O Excel da Microsoft também permite que você crie planilhas realmente enormes. O Excel oferece suporte a até 17 bilhões de células, enquanto o Planilhas apenas 5 milhões. Você vai precisar de uma planilha com 17 bilhões de células? Provavelmente não. Mas grandes empresas como a Ford ou a Apple podem. E é para isso que o Excel da Microsoft foi criado - ele foi projetado para desempenho e escalabilidade.
E é isso que eu realmente amo no Excel; você pode usá-lo da maneira mais básica e ainda é útil. Mas como você saiba mais sobre fórmulas e suas funções, você pode começar a ficar mais avançado. E quando você começa a ficar mais avançado, começa a detectar e ver mais tendências e pontos de dados acionáveis.
O Excel suporta Microsoft (.xlsx), OpenDocument Spreadsheets (.ods) e Portable Document Format (.pdf), o que significa, mais uma vez, é improvável que você encontre problemas de compatibilidade. Você também pode abrir documentos do Excel dentro do Planilhas Google e outros aplicativos de planilha também.
A colaboração em tempo real dentro do Excel não é tão boa quanto no Word, no entanto. Para colaborar no Excel em tempo real, todos os usuários precisam de uma assinatura ativa do Microsoft 365 e usar a versão mais recente do Excel. Não é o ideal, para ser honesto. Esperamos que a Microsoft possa melhorar as coisas em 2021/22.
Microsoft Powerpoint
Quer você seja um estudante do ensino médio ou o CEO de uma empresa Fortune 500, provavelmente já usou o PowerPoint. O construtor de apresentações da Microsoft tem sido o padrão da indústria por mais de duas décadas. E no Microsoft 365, não vemos isso mudando tão cedo. O PowerPoint ainda é o rei dos criadores de apresentações.
O PowerPoint funciona normalmente, permitindo um design de apresentação rápido e fácil. Você tem um monte de funções de design, então você pode fazer suas apresentações parecerem tão sofisticadas ou tão simples quanto você quiser. Novamente, o céu é o limite aqui.
Um novo recurso legal dentro do Powerpoint é a inclusão de suporte para arquivos 3D. Agora você pode manipular, girar ou inverter imagens 3D no PowerPoint e isso é ótimo quando se trata de criar apresentações atraentes e envolventes.
Como o Excel, o Powerpoint tem algumas limitações de colaboração. Por alguma razão desconhecida, a Microsoft SOMENTE permitirá que você colabore em apresentações do PowerPoint dentro do aplicativo da web - você não pode colaborar dentro do aplicativo móvel ou desktop.
Porque? Ninguém sabe. Parece uma falha que foi perdida quando a nova versão foi lançada e ninguém teve tempo de consertá-la. Quero dizer, por que apenas o aplicativo da web? Literalmente, não faz sentido algum.
Fora isso, o PowerPoint ainda é brilhante como sempre no que faz de melhor - tornar as apresentações muito fáceis. Você também tem integração completa com o OneDrive, o que torna o compartilhamento de apresentações em sua organização muito fácil.
Microsoft onedrive
Mencionei na introdução a esta análise que o Microsoft 365 não é apenas um pacote de aplicativos, é um ecossistema. Bem, o OneDrive é a cola que mantém tudo unido e faz o Microsoft 365 funcionar como uma unidade coesa em vários dispositivos e usuários.
O OneDrive se integra em todos os níveis do Microsoft 365, está presente e facilmente acessível dentro de todos os aplicativos e ferramentas do Microsoft 365 e torna os esforços da equipe colaborativa entre dispositivos muito fáceis, mesmo em organizações maiores.
A Microsoft investiu muito dinheiro no OneDrive. Ele quer ser a solução em nuvem líder para usuários corporativos. E uma das maiores áreas em que o OneDrive vence a concorrência é que ele é totalmente criptografado - tanto ao enviar arquivos quanto quando está em repouso.
Você também tem a opção de adicionar autenticação de dois fatores e definir medidas que forçarão as pessoas na rede a implementar mudanças periódicas de senha.
O OneDrive também possui algo chamado Cofre Pessoal, que é essencialmente um ambiente ainda mais seguro onde você pode armazenar e salvar seus dados e documentos mais confidenciais. Ninguém pode acessar isso, exceto para os administradores de rede.
Esta é uma grande vantagem para as grandes empresas, pois significa que se alguém interceptar seus dados, eles não serão capazes de acessar ou discernir nada do que obtiveram - parecerá apenas uma bagunça confusa. Esse recurso por si só é o motivo pelo qual milhões de empresas usam o Microsoft 365.
O próprio aplicativo OneDrive, onde todos os arquivos e dados de seus aplicativos são armazenados, também é muito bem projetado. Ao contrário do Google Drive, é simples encontrar e organizar facilmente os arquivos dentro do OneDrive. E o OneDrive funciona perfeitamente em todos os dispositivos, para que você possa acessar rapidamente seus documentos e dados onde quer que esteja.
O OneDrive é uma conquista brilhante da Microsoft. É talvez a melhor ferramenta de gerenciamento de armazenamento em nuvem do mercado. O fato de que ele se integra profundamente com todos os aplicativos da Microsoft, incluindo Teams, torna o OneDrive uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja melhorar seus esforços colaborativos. E em nosso mundo pós-COVID, coisas como essa são mais importantes do que nunca.
Microsoft OneNote
O OneNote da Microsoft nunca pegou realmente com os usuários, e eu acho isso muito bizarro. Como um aplicativo de anotações, é essencialmente perfeito. Ele limpa o chão com o aplicativo Notes do Google e também com o da Apple. Uso o OneNote há 18 meses e ele mudou completamente a maneira como trabalho e me organizo.
Eu costumava usar o Google Notes. E o Apple Notes no meu Mac. Mas esses aplicativos pareciam muito frágeis para o que eu estava procurando. Em seguida, mudei para o Evernote, do qual gostei. Mas, eventualmente, encontrei o OneNote e não olhei para trás desde então.
Veja, dentro do OneNote, você pode organizar melhor as coisas. Você pode configurar blocos de anotações para tópicos principais ou importantes e, quando fizer uma anotação ou anotar uma ideia, poderá adicioná-los rapidamente ao bloco de notas relevante. Isso torna a organização de sua produção mental muito mais fácil.
O OneNote também parece muito impressionante; de todos os aplicativos de anotações que usei, é o mais bem projetado por uma margem considerável. Depois de alguns dias de uso, eu sabia que seria meu aplicativo de anotações de fato por muitos anos. A Microsoft claramente dedicou muito tempo e esforço ao OneNote.
Ele também possui uma impressionante variedade de recursos. Você pode destacar texto, esboçar à mão livre, inserir imagens, gráficos, adesivos, equações e até mesmo adicionar clipes de áudio. E quando se trata de compartilhamento e colaboração, você pode compartilhar seus blocos de anotações com qualquer pessoa - até mesmo pessoas que não tenham uma conta do Microsoft 365.
Eu amo o OneNote. Passei de não saber o que era para usá-lo mais do que qualquer outro aplicativo da web no espaço de cerca de uma semana. Isso deve dizer tudo o que você precisa saber sobre a qualidade do OneNote.
Microsoft Outlook
O Gmail é ótimo. Ele funciona de forma brilhante e tem muitos recursos e habilidades. Mas para muitos, Outlook é o rei do e-mail. E a razão para isso é que ele inclui um oceano de recursos que facilitam o gerenciamento de e-mail para usuários de todas as persuasões - de blogueiros a corporações de 2000 fortes.
Se você usa o Microsoft 365, o Outlook será um dos seus aplicativos mais usados. Todos nós temos e-mail. E todos nós recebemos muitos e-mails todos os dias. A maior parte é inútil.
Com o Outlook, você pode controlar seus e-mails rapidamente com as excelentes opções de filtro e pasta da Microsoft. E-mails urgentes, por exemplo, irão para sua caixa de entrada específica, enquanto outros e-mails não essenciais serão deixados de lado.
O Outlook se sincroniza com o resto do Microsoft 365. Você pode compartilhar coisas rapidamente através do OneDrive, adicionar anexos de qualquer um dos principais aplicativos da Microsoft e obter um melhor controle e controle sobre a quantidade de e-mail que chega à sua caixa de entrada. Depois de configurar o Outlook corretamente, ele basicamente faz todo o trabalho necessário para você, permitindo que você se concentre no trabalho e receba e-mails apenas quando for necessário.
Conclusão: o Microsoft 365 vale a pena?
Seja qual for o tamanho da sua empresa, o Microsoft 365 oferece o conjunto mais abrangente e seguro de aplicativos de produtividade do mercado. Você tem a melhor ferramenta de planilha, o melhor processador de texto do mercado, suporte em nuvem integrado para compartilhamento e colaboração e o melhor aplicativo de anotações já criado.
E a melhor coisa sobre o Microsoft 365 é que TODOS funcionam perfeitamente juntos, como uma plataforma perfeita. Isso significa que ele pode se conectar diretamente ao seu negócio e começar a fazer mudanças positivas imediatamente. Os aplicativos são perfeitos, em geral, e funcionam em várias plataformas em todos os tipos de dispositivos.
O OneDrive também é um feito brilhante de engenharia. Ele une tudo sem esforço, tornando a colaboração, o compartilhamento e o gerenciamento de arquivos muito fáceis em comparação com opções semelhantes dos concorrentes da Microsoft.
Basicamente, o Microsoft 365 tem tudo que você precisa. E não importa se você é um comerciante individual ou uma empresa Fortune 500, o Microsoft 365 pode dimensionar e acomodar suas necessidades e fluxo de trabalho exatos - esta é sua verdadeira beleza como plataforma.
Sim, Afrouxar e dirigir são ótimas opções também. Mas o Teams, graças à sua profunda integração com o OneDrive e o Microsoft 365, é muito mais útil. Adicione coisas como Word, Powerpoint, Excel, OneNote e Outlook e é fácil ver por que a Microsoft ainda está dominando o mercado de suítes de produtividade e ferramentas colaborativas.
E a melhor parte do Microsoft 365 é que é realmente acessível, independentemente do tamanho da sua empresa ou organização.
