Comment utiliser Google Drive: un guide complet (pour les débutants)
Google Drive est une suite de productivité complète basée sur le cloud. Il comprend un traitement de texte, des feuilles de calcul, un outil de présentation et, bien sûr, un e-mail. Et c'est ainsi que vous téléchargez Google Drive et que vous l'utilisez comme un pro…
Si vous voulez faire avancer les choses et que vous n'utilisez pas Google Drive, ou, Version entreprise de Google, G-Suite, vous passez à côté de l'une des applications de productivité cloud les plus utiles de la planète.
- Qu'est-ce que Google Drive? Les bases
- Google One: c'est la réponse de Google à iCloud
- Options et prix de stockage Google One
- Commencer avec Google Drive: premières choses à faire
- Types de documents Google Drive (un aperçu):
- Modules complémentaires Google Drive: applications que vous pouvez associer à Google Drive
- Comment connecter Google Drive à votre PC
- Installation de Google Drive sur Android et iPhone
- Téléchargements multiplateformes
- Collaborer dans Google Drive
- Modification hors ligne dans Google Drive
- Comment supprimer des fichiers dans Google Drive
- Emballer…
Qu'est-ce que Google Drive? Les bases
Google Drive est une suite de productivité basée sur le cloud d'applications dans sa forme la plus simple. Il fonctionnera sur tous vos appareils, de votre ordinateur de bureau à votre téléphone, ainsi que sur plusieurs plates-formes sur macOS, Windows et Linux, vous permettant de sauvegarder et de gérer vos fichiers et données en ligne à tout moment.
Similaire à Office 365 et alternatives open-source comme Collabora Office, Drive est une suite d'applications bureautiques tout-en-un.
Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg. Google Drive est une suite de productivité complète, qui comprend tout ce que vous obtenez avec la suite Office de Microsoft - donc, un traitement de texte, des feuilles de calcul, des planificateurs de présentation, etc. - mais ici, vous ne paierez rien pour accéder à ces outils.
Tout ce dont vous avez besoin pour accéder à Google Drive est un compte Gmail. Une fois que vous avez cela, vous êtes prêt à partir. Google Drive est gratuit, mais si vous voulez plus de stockage, vous devrez débourser de l'argent supplémentaire. Voici une ventilation des prix de stockage de Google Drive.
Prix Google Drive (mis à jour pour 2020):
- Version gratuite - 15 Go de stockage, accès à toutes les fonctionnalités
- Plan de 100 Go - 2 $ par mois, accès à toutes les fonctionnalités
- Plan de 1 To - 10 $ par mois, accès à toutes les fonctionnalités
- Plan de 10 To - 100 $ par mois, accès à toutes les fonctionnalités
Google One: c'est la réponse de Google à iCloud
En tant qu'utilisateur Drive ou G-Suite, vous profiterez de Google One, la nouvelle solution de stockage en nuage de The Big G. Google One fonctionne sur TOUS les services et applications basés sur le cloud de Google, comme Gmail, Photos, Drive et Classrooms.
Cependant, vous ne pouvez pas accéder physiquement à Google One; au lieu, il est utilisé comme mécanisme de stockage qui fonctionne en arrière-plan sur toutes les applications Drive et G-Suite. Google One est essentiellement le disque dur basé sur le cloud de votre compte cloud.
Annoncé en mai 2018, Google One était initialement livré avec un maximum de 1 To de stockage. Google Drive est fourni avec 15 Go gratuitement. Avancez rapidement de quelques années et vous pouvez désormais obtenir jusqu'à 30 To de stockage dans Google One, bien que tout ce qui dépasse 15 Go nécessite un abonnement payant.
Options et prix de stockage Google One
| Stockage | Prix (US $) |
|---|---|
| 15 Go | Gratuit |
| 100 Go | 1.99 $ / mois (19.99 $ / an) |
| 200 Go | 2.99 $ / mois (29.99 $ / an) |
| 2 To | 9.99 $ / mois (99.99 $ / an) |
| 10 To | 99.99 $ / mois (1.199,88 $ / an) |
| 20 To | 199.99 $ / mois (2.399,88 $ / an) |
| 30 To | 299.99 $ / mois (3.599,88 $ / an) |
De nombreuses grandes entreprises utilisent désormais G-Suite aussi. Uber et Spotify, par exemple, gèrent leur entreprise à l'intérieur de la G-Suite d'applications de Google. Avoir la possibilité de travailler sur le cloud, sur n'importe quel appareil, n'importe où dans le monde permet aux entreprises d'être plus agiles et malléables.
Cependant, lorsque de plus grandes entreprises utilisent une plate-forme, les demandes de stockage augmentent - c'est pourquoi Google a augmenté le stockage maximal de Google One à 30 To. Bien sûr, la plupart des petites entreprises n'auront pas besoin d'autant, mais disposer de ce niveau de stockage dans Google One sera un facteur clé dans sa lutte contre ses concurrents. des solutions comme Office 365 de Microsoft.
Commencer avec Google Drive: premières choses à faire
Une fois que vous êtes connecté, vous serez présenté avec ce qui est essentiellement une ardoise vierge. Vous voudrez ajouter un numéro de téléphone et un email de sauvegarde première; cela vous permettra d'accéder à votre compte Google Drive en cas de problème. Croyez-moi, vous ne voulez pas être exclu de votre Compte Google Drive, alors assurez-vous de joindre votre numéro de téléphone et de configurer un e-mail de sauvegarde pour Google Drive. Cela vous couvrira en cas de problème.
Création de nouveaux documents dans Drive
L'UX pour Google Drive est délibérément basique. Il est conçu pour être simple. Sur le côté gauche de Drive, vous disposez de plusieurs options: Nouveau, Prioritaire, Mon Drive, Partagé avec moi, Récent, Favoris et Corbeille. En dessous, vous trouverez un indicateur de stockage qui vous montre la quantité de stockage que vous avez utilisée. Vous pouvez également acheter plus de stockage Google Drive dans cette section (voir l'image ci-dessous).
Si vous souhaitez créer un nouveau document, qu'il s'agisse d'un traitement de texte, d'une feuille de calcul ou d'une présentation, cliquez simplement sur le bouton NOUVEAU situé dans le coin supérieur gauche de Google Drive. Cliquez sur NOUVEAU pour afficher les options suivantes:
À partir de là, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner une option, Google Docs, par exemple, et il chargera un nouveau document sur lequel vous pourrez commencer à travailler. Cependant, avant de commencer à travailler dans Google Drive, vous devez d'abord configurer une sorte de système de dossiers. Il est important de le faire tôt car tous vos fichiers seront organisés. Et cela est pratique lorsque vos fichiers commencent à se constituer. Croyez-moi, j'ai appris cette leçon à la dure.
Créer des dossiers dans Google Drive
La création d'un nouveau dossier dans Google Drive est simple: sélectionnez Nouveau> Dossier> Nom du dossier. Donnez au dossier Google Drive un nom spécifique, «Idées», par exemple, de cette façon, une fois que vous commencez à créer des documents, vous aurez un système de classement robuste en place. Encore une fois, la configuration des dossiers dans Drive est l'une des choses les plus importantes à faire lorsque vous débutez.
Voici un exemple de ce que votre Google Drive le système de dossiers pourrait ressembler à :
- Dossier d'idées
- Blogue
- Tâches SEO
- Journal de voyage
Vous pouvez ajouter TOUT type de fichier Google Drive à vos dossiers. Par exemple, disons que vous travaillez sur un nouveau projet, qui implique de nombreuses notes, des idées notées dans Docs et également des feuilles de calcul.
Vous pouvez ajouter tous ces fichiers à un dossier intitulé Nouveau projet. Vous voulez être super organisé? Vous pouvez ensuite diviser le dossier Nouveau projet en ajoutant des dossiers internes dans le dossier principal Nouveau projet - un pour les feuilles de calcul, un pour les notes et un pour les idées, par exemple.
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Une fois que vous avez créé un dossier dans Drive, il sera stocké sur la page principale de Drive dans la section DOSSIERS qui se trouve juste en dessous de l'accès rapide sur l'écran d'accueil.
À partir de là, vous pouvez aller plus loin en codant par couleur vos dossiers et en les réorganisant par date, nom ou plus récent. Vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez. Et si vous souhaitez fusionner des dossiers, glissez et déposez simplement un dossier dans un autre.
Vous pouvez également faire glisser et déposer tous les fichiers erronés dans les dossiers appropriés. Sur le bureau, faites-les simplement glisser et déposez-les. Sur mobile, cliquez sur le menu hamburger du dossier / fichier, sélectionnez «déplacer», puis sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez l'envoyer. Facile.
Types de documents Google Drive (un aperçu):
- Google Docs: Docs est votre traitement de texte. À l'instar de Microsoft Office, vous pouvez créer une variété de documents textuels, des rapports aux brochures en passant par les brochures et les dépliants. Fondamentalement, Docs est la version Google de Microsoft Word. Vous pouvez également activer Mode sombre de Google Docs avec une simple installation d'extension - c'est idéal pour travailler tard le soir.
- Feuilles Google : Sheets est l'application de feuille de calcul de Google. Il est complet, accepte les fichiers CSV et vous pouvez importer et exporter des fichiers Excel.
- Google diapositives : Slides est comme Powerpoint; avec Slides, vous pouvez facilement créer des présentations à l'aide d'une gamme d'outils et d'options d'édition. C'est simple à utiliser et cela fonctionne très bien.
- Formulaires Google: Google Forms est un outil très utile qui vous permet de créer des questionnaires, des formulaires d'enquête et à peu près tout le reste. Une fois que vous avez créé un document dans Google Forms, vous pouvez le partager n'importe où en ligne, des réseaux sociaux à votre blog.
- Dessin Google: Google Drawing est essentiellement une version légère d'Adobe Illustrator. Ce n'est pas aussi puissant qu'Illustrator, mais c'est une excellente option pour esquisser des idées et des conceptions.
- Script Google Apps: Google Apps Script est une plate-forme de développement d'applications qui permet aux développeurs de coder rapidement des applications pouvant être utilisées avec l'écosystème Google Drive.
- Google Jamboard : Google Jamboard est une application de tableau blanc interactif qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux d'humeur et des collages qui peuvent ensuite être visualisés sur des appareils compatibles. Et en raison de la nature de Drive, Jamboard permet aux utilisateurs de collaborer, en ajoutant des images et des fichiers pour agrandir le moodboard ou le collage.
Modules complémentaires Google Drive: applications que vous pouvez associer à Google Drive
Comme Slack, Google Drive s'intègre à des milliers d'applications tierces. Google Drive dispose d'une place de marché dédiée sur laquelle vous pouvez télécharger des modules complémentaires pour Drive, appelée G Suite Marketplace.
Dans G Suite Marketplace, vous trouverez des modules complémentaires pour toutes sortes d'applications de productivité et d'entreprise. Vous n'avez pas besoin d'utiliser l'un de ces modules complémentaires pour Drive, mais ils sont uniquement disponibles pour les utilisateurs qui nécessitent des fonctionnalités supplémentaires ou une intégration avec des applications d'entreprise tierces existantes.
Comment connecter Google Drive à votre PC
Google Drive fonctionne comme une application sur votre téléphone et votre tablette. Il fonctionnera également dans votre navigateur. Mais le moyen le plus simple d'accéder et de sauvegarder des éléments sur Drive est peut-être de le connecter directement à votre PC. Cela créera un système de dossiers sur votre PC qui se connectera directement à Google Drive, afin que vous puissiez enregistrer des éléments de votre PC directement sur Drive.
L'installation de Drive sur votre PC et / ou Mac est simple, téléchargez simplement l'application Google Drive en utilisant les liens ci-dessous:
- Google Drive pour Mac (TÉLÉCHARGER)
- Google Drive pour Windows (TÉLÉCHARGER)
Installation de Google Drive sur Android et iPhone
Si vous souhaitez que Google Drive soit opérationnel sur votre téléphone Android ou iPhone, accédez simplement à Google Play ou à l'App Store d'Apple et téléchargez l'application Google Drive.
Une fois que vous l'avez téléchargé, Google Drive fonctionnera exactement de la même manière que sur le bureau. Il aura un aspect légèrement différent sur un écran plus petit, mais tous vos dossiers et fichiers seront situés exactement aux mêmes endroits.
Vous pouvez ensuite créer et modifier des documents Google Drive lors de vos déplacements. J'aime exécuter Google Drive sur mon Pro iPad, afin que je puisse lire, augmenter et modifier des fichiers lorsque je voyage. Cela fonctionne très bien et me permet de rester au courant des choses. De plus, toutes les modifications que j'apporte sont automatiquement enregistrées et sauvegardées sur le cloud.
Téléchargements multiplateformes
Étant donné que Google Drive fonctionne dans le cloud, il est totalement indépendant de la plate-forme, donc même si vous avez un téléphone Android, un PC Linux, un iPad et un MacBook, vous pouvez accéder et télécharger des fichiers facilement. Tout ce que tu dois faire est localisez le fichier que vous souhaitez télécharger, cliquez sur le menu hamburger et appuyez sur l'option de téléchargement . Cela téléchargera le fichier sur n'importe quel appareil que vous utilisez.
De même, le vous pouvez télécharger des fichiers sur Drive en utilisant les options de partage de votre téléphone et / ou tablette – sélectionnez simplement le fichier que vous souhaitez partager et sélectionnez Google Drive dans les options de partage. Google Drive est pris en charge sur toutes les principales plates-formes mobiles et informatiques.
Collaborer dans Google Drive
Google Drive est conçu pour être utilisé par des individus et des équipes de personnes. Vous pouvez l'exécuter uniquement pour vous-même ou vous pouvez l'exécuter en tant que système de fichiers principal de votre entreprise, afin que tous les membres de votre équipe aient accès à certains dossiers et fichiers.
Vous pouvez partager des fichiers uniques avec les membres de l'équipe, des dossiers entiers ou l'intégralité du contenu de Google Drive. Moi personnellement? J'aime partager l'accès fichier par fichier et dossier par dossier. Par exemple, mon compte Drive professionnel contient des tonnes de données auxquelles mon équipe accède régulièrement.
Cependant, je n'ai pas besoin / je ne veux pas que tous les membres de mon équipe se trouvent dans chaque dossier et fichier de mon Drive, j'attribue donc l'accès en fonction du rôle de l'individu. Exemple: nous avons une feuille principale qui suit tout notre contenu, mots-clés, volume de recherche et titres. Toute l'équipe a accès à ce fichier, car il doit être constamment mis à jour.
Inversement, j'ai également des dossiers pour la facturation et la correspondance avec des partenaires et annonceurs potentiels. Seuls moi et un autre membre de l'équipe ont accès à ces dossiers. Ça a du sens? Bien. OK, alors comment autoriser les membres de votre équipe à accéder à certains dossiers et documents Google Drive?
Simple: recherchez et sélectionnez le document ou le dossier que vous souhaitez partager> cliquez sur l'icône PARTAGER (voir l'image ci-dessous)> saisissez l'e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager l'accès. Une fois que vous avez fait cela, cette personne recevra alors un e-mail avec un lien qui lui accordera l'accès au dossier.
Modification hors ligne dans Google Drive
Pour tirer le meilleur parti de Google Drive, vous aurez besoin d'une connexion Internet. C'est une application basée sur le cloud, une connexion Internet est donc indispensable. Cependant, Google Drive autorise la modification et l'accès hors ligne, il vous suffit de l'activer.
Activer l'accès / la modification hors ligne dans Google Drive: accédez à PARAMÈTRES> Général> Localiser HORS LIGNE, cliquez sur Activé
Une fois que vous avez fait cela, vous pourrez accéder et modifier des documents dans Google Drive lorsque vous ne disposez pas d'une connexion Internet. Toutes les modifications et modifications seront ensuite mises à jour dans le cloud une fois que vous serez reconnecté à Internet. Cela signifie que vous pouvez modifier et créer en vol, ou lorsque vous êtes dans les bâtons, loin d'une connexion Internet fiable.
Comment supprimer des fichiers dans Google Drive
Supprimer des fichiers et des dossiers dans Google Drive est simple; sur un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable, cliquez simplement sur le dossier ou le fichier que vous souhaitez supprimer, puis appuyez sur la touche de suppression de votre clavier. Sur un appareil mobile, y compris les tablettes, sélectionnez le fichier et / ou le dossier que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez «Plus d'actions», accédez à l'option de suppression et cliquez dessus et, BOOM, votre fichier ou dossier est supprimé.
Emballer…
C'était un article assez long, non? Je pense que nous avons couvert tout ce que vous devez savoir pour démarrer avec Google Drive. Le principal point à retenir ici est cependant simple: Google Drive est l'un des meilleurs outils de productivité et de collaboration gratuits du marché. Il est simple à utiliser, fonctionne sur toutes les plates-formes et contient tout ce dont vous avez besoin pour exécuter et gérer n'importe quel projet et / ou entreprise.
Je dirige mes activités sur Drive depuis des années maintenant, collectant et stockant des factures, développant des idées, collaborant sur des projets, créant des publications comme celle que vous lisez actuellement, et à peu près tout le reste entre les deux. La seule différence est que J'utilise G Suite professionnelle de Google, qui est essentiellement la version entreprise de Google de Google Drive.
G-Suite est plus ou moins la même, sauf que vous obtenez des e-mails de marque, plus de stockage et que cela coûte de l'argent - bien que pratiquement rien du point de vue du coût par rapport aux fonctionnalités. Pour les utilisateurs occasionnels, la version gratuite de Google Drive sera tout ce dont vous aurez besoin. Cependant, si vous êtes un utilisateur professionnel, vous souhaiterez certainement utiliser G Suite - vous pouvez voir tous les prix et plans ici.
Centre de ressources Google Drive : découvrez toutes les bases + astuces de niveau professionnel pour Drive
