Comment utiliser QuickBooks: un guide complet

Par Richard Goodwin •  Actualisé: 05/10/21 • 11 min de lecture

Qu'est-ce que Quickbooks? Comment l'utilisez-vous? Vaut-il la peine de l'obtenir? Dans ce guide, nous détaillons tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de Quickbooks pour gérer votre entreprise…


QuickBooks est livré avec des fonctionnalités de comptabilité efficaces conçues non seulement pour rationaliser vos processus comptables, mais également pour vous donner un meilleur aperçu du fonctionnement de votre entreprise.

Vous pouvez suivre et surveiller des choses comme la paie, les dépenses, les impôts, les dépenses des entrepreneurs - essentiellement tout ce dont vous avez besoin pour rester constamment au courant.

Et comme QuickBooks fonctionne sur la base de l'organisation, de nombreuses entreprises disposant de grandes quantités de données peuvent connecter le logiciel aux processus existants et obtenir une visibilité et une analyse améliorées de ses indicateurs de base.

Dans ce guide, vous en savoir plus sur QuickBooks y compris comment l'utiliser et toutes ses fonctionnalités impressionnantes.

Cependant, si vous souhaitez devenir un utilisateur de Quickbooks de qualité professionnelle, ce cours vaut la peine d'investir à 100% dans - il vous montrera comment tout faire, des choses basiques aux processus haut de gamme.

Cet article est conçu pour vous donner un aperçu rapide de Quickbooks, de son fonctionnement et de certaines fonctionnalités de base. Si vous souhaitez apprendre à l'utiliser de manière professionnelle, ce cours est fortement recommandé.

Qu'est-ce que QuickBooks?

Comment utiliser Quickbooks
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QuickBooks est un logiciel de comptabilité pour petites entreprises et aussi le plus utilisé par les entreprises pour gérer leurs revenus et dépenses.

Il est conçu pour vous aider à suivre la santé financière de votre entreprise.

Voici quelques-unes des applications de QuickBooks dans une entreprise:

Les fonctionnalités de QuickBooks

Comme mentionné précédemment, QuickBooks est riche en fonctionnalités essentielles qui aident les entreprises à prospérer dans leurs transactions quotidiennes.

Ces fonctionnalités sont efficaces et peuvent bien fonctionner dans les petites ou moyennes entreprises. Il n'y a donc pas de limite de taille lorsqu'il s'agit d'utiliser ce logiciel sur une entreprise. En fait, les personnes qui dirigent leur entreprise personnelle peuvent tirer un grand avantage de l'utilisation de QuickBooks.

Cela dit, voici les fonctionnalités de QuickBooks couvertes en détail:

1. Gestion des revenus et des ventes

L'organisation et la gestion sont les raisons originales pour lesquelles le logiciel QuickBooks a été créé. En effet, toute entreprise opérationnelle dépend des revenus et des ventes pour que l'entreprise continue à fonctionner.

Et pas seulement en cours d'exécution, mais aussi en veillant à ce que la gestion des revenus et des ventes soit active de manière optimale.

Lors de l'utilisation de QuickBooks, un utilisateur peut créer une facture dans le logiciel. Cette loi vise à aider tout utilisateur de QuickBooks à gérer les ventes et les revenus de son entreprise.

La facture créée dans ce logiciel permet à l'utilisateur de visualiser le rapport de vieillissement de ses comptes clients. Cela donne à l'utilisateur une chance de voir le solde de ses comptes clients, ce qui rend l'ensemble du processus plus efficace.

En règle générale, QuickBooks inclura tous les détails des rapports de facturation passés et actuels d'un compte.

2. Suivez vos factures et vos dépenses

Si vous souhaitez surveiller les factures et les dépenses de votre entreprise, QuickBooks peut être votre meilleure solution. Avec ce logiciel, vous pouvez facilement surveiller l'argent sortant de votre entreprise en connectant des comptes bancaires et des cartes de crédit à QuickBooks.

En conséquence, il devient plus facile non seulement de suivre vos dépenses, mais également de catégoriser et de télécharger toutes les données composées. Avec une telle capacité, QuickBooks vous permet de suivre votre argent et également de vérifier vos transactions.

3. Gestion des flux de trésorerie

Lorsque vous utilisez QuickBooks dans votre entreprise, vous pouvez facilement gérer efficacement les flux de trésorerie entrant et sortant de votre entreprise.

De plus, ce logiciel vous permet d'accéder à n'importe lequel de vos rapports financiers commerciaux à titre de référence. Avec des informations aussi franches, il est facile d'élaborer une stratégie sur les meilleurs moyens de gérer votre trésorerie.

Et il est également plus facile d'exécuter les rapports de flux de trésorerie sur ce logiciel en quelques clics seulement, et ils sont également mis à jour en temps réel. En prime aux offres, QuickBooks vous permet également d'exécuter trois rapports différents que vous pouvez utiliser pour indiquer la position de votre entreprise.

Les trois rapports différents comprennent:

Avec les trois rapports différents, vous pouvez capitaliser sur les informations en élaborant une meilleure stratégie pour faire évoluer votre entreprise. Et en connaissant la portée de votre entreprise, vous saurez ce que vous pouvez faire de mieux pour augmenter vos profits.

4. Paie

La fonction de paie fournie dans le logiciel QuickBooks vous aidera à gérer efficacement différents comptes. Avec cette fonctionnalité, les propriétaires d'entreprise qui ont des employés peuvent facilement gérer leurs comptes de manière appropriée s'ils gèrent la paie.

La fonction de paie vous aide, en tant que propriétaire d'entreprise, à gérer les impôts de vos employés et à mettre à jour leurs comptes. En dehors de cela, vous pouvez également utiliser la fonction de paie de QuickBooks pour calculer les aspects suivants:

Garder un œil sur tous vos employés est très essentiel pour votre entreprise, car ils font partie intégrante de votre organisation. Et il n'y a pas de meilleur logiciel pour vous aider à faire cela que le logiciel QuickBooks.

5. Suivi des stocks

Tout comme les flux de trésorerie, le suivi de votre inventaire est un autre élément essentiel de la gestion de votre entreprise.

La fonction de suivi des stocks de QuickBooks est efficace et précise et peut vous aider à gérer toutes vos ventes de produits. Cette fonctionnalité vous aidera également à comprendre si vous gagnez ou perdez de l'argent sur chaque produit que vous vendez.

Enfin, vous devez activer la fonction de suivi des stocks avant de configurer l'inventaire dans QuickBooks. Cette exigence garantit pleinement que le suivi de votre inventaire démarre immédiatement lorsque vous commencez à utiliser le logiciel.

6. Options de paiement en ligne

Le monde est de plus en plus numérisé de jour en jour et chaque type d'entreprise adopte les progrès. Les gens ne dépendent plus des paiements physiques et c'est ce qui a fait du commerce électronique une industrie de plusieurs milliards de dollars.

QuickBooks utilise le même concept et offre aux utilisateurs la possibilité de configurer des options de paiement en ligne pour leurs entreprises. En tant qu'utilisateur, vous pouvez ajouter des fonctionnalités de paiement Intuit à votre entreprise avec QuickBooks pour des transactions numériques sûres et sécurisées.

Et si les clients peuvent acheter et payer leurs produits depuis n'importe quel endroit, cela peut augmenter vos conversions et vos revenus.

7. Numérisation des reçus

Si vous êtes abonné à QuickBooks, vous pouvez télécharger leur application officielle sur votre téléphone mobile. Avec l'application, vous pouvez prendre une photo d'un reçu et le télécharger sur le QBO.

Cela vous aide, vous et votre équipe, à maîtriser vos dépenses.

Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps et réduit toutes les chances que vous ayez à gérer des documents.

Et comme il s'agit d'une application, vous pouvez facilement obtenir tout ce dont vous avez besoin à distance sur QuickBooks, car il fonctionne sur iPhone et Android ainsi que sur le bureau.

Comment utiliser QuickBooks?

Maintenant que vous savez exactement ce que le logiciel QuickBooks peut faire, il est maintenant temps d'apprendre à l'utiliser. L'utilisation de ce logiciel n'est pas une tâche compliquée et vous n'avez pas besoin d'avoir des connaissances approfondies sur beaucoup de choses.

En effet, le logiciel QuickBooks a été créé pour faire de la gestion d'entreprise un processus simple et efficace. Ce faisant, les propriétaires de petites entreprises pourront profiter davantage de leurs interactions commerciales quotidiennes.

Par conséquent, vous n'avez pas à vous inquiéter si c'est la première fois que vous utilisez ce logiciel.

Cela dit, voici comment utiliser QuickBooks:

Installez le logiciel

Il s'agit de la première étape de l'utilisation de QuickBooks dans vos activités professionnelles quotidiennes. Pour utiliser ce logiciel, vous devez d'abord l'installer sur votre ordinateur. Lors de l'installation, vous devrez indiquer le type d'installation que vous préférez, Options personnalisées ou réseau.

Si vous prévoyez d'utiliser le logiciel sur un seul ordinateur, vous devez sélectionner l'option «J'utiliserai QuickBooks sur cet ordinateur». Enfin, vous devrez également sélectionner l'emplacement ou le dossier dans lequel vous souhaitez installer le logiciel.

Recueillir des documents financiers

Après avoir installé le logiciel sur votre PC, l'étape suivante consiste à rassembler les documents financiers essentiels. C'est une exigence car vous aurez besoin de ces papiers pour configurer vos fichiers QuickBooks.

Si vous ne le savez pas, ces documents financiers comprendront le nom de l'entreprise, les numéros d'identification fiscale, les états financiers et, bien sûr, l'adresse commerciale.

Créez un fichier pour votre entreprise

Avec le programme installé sur votre ordinateur et après avoir rassemblé tous les documents financiers importants, il est temps de lancer QuickBooks. Cliquez sur l'icône du bureau du logiciel pour exécuter le programme afin de pouvoir commencer à l'utiliser.

Au début, il existe une option d'assistant EasyStep Interview qui apparaîtra pour vous aider tout au long du processus de création de votre fichier d'entreprise. Cet assistant de configuration est très essentiel et efficace, surtout si vous utilisez ce logiciel pour la première fois.

Alors, profitez de l'assistant d'entrevue EasyStep pour créer votre dossier d'entreprise, tout en en apprenant plus sur QuickBooks.

Configuration et gestion des comptes fournisseurs

Après avoir créé le fichier d'entreprise, vous devez maintenant configurer les comptes fournisseurs afin de pouvoir les gérer facilement et efficacement. Si ce n'est pas clair, les fournisseurs font partie intégrante de votre entreprise et incluent vos fournisseurs ou sous-traitants.

Le processus de création de comptes fournisseurs pour les gérer est simple et ressemble à ceci:

Et c'est ainsi que créer un compte de fournisseur sur QuickBooks afin que vous puissiez mieux gérer les comptes. Si vous souhaitez exporter les informations sur tous les comptes de fournisseurs ou sur des comptes particuliers, vous pouvez lier ce logiciel à Excel pour activer le processus.

Et vous pouvez également exporter les informations sur «Word», de sorte que vous ayez des enregistrements rien que pour vous-même sur d'autres plates-formes.

Créer et gérer des comptes d'employés

Tout comme les vendeurs, vos employés sont également importants pour votre entreprise. Par conséquent, QuickBooks peut vous aider à garder un œil sur eux pour une meilleure gestion du personnel.

Pour créer des comptes d'employés, voici ce que vous devez faire:

Générer des rapports

La dernière étape de l'utilisation de QuickBooks consiste à générer des rapports via le Centre de rapports du logiciel. Vous pouvez faire beaucoup de choses dans votre entreprise avec cette fonctionnalité, comme obtenir des rapports dans les domaines suivants:

Comment réconcilier dans QuickBooks

Vous vous demandez comment vous pouvez rapprocher vos comptes bancaires sur QuickBooks? Eh bien, ce n'est pas aussi difficile que la plupart des gens le pensent. N'oubliez pas que ce logiciel est créé dans le seul but de faire fonctionner efficacement votre entreprise.

Cependant, le processus de réconciliation dans le logiciel QuickBooks est un peu différent, mais ce n'est pas quelque chose que vous ne pouvez pas gérer. Par conséquent, vous ne devriez pas hésiter à utiliser ce logiciel pour rapprocher vos comptes bancaires.

Pour continuer, voici un guide étape par étape sur la façon de réconcilier dans QuickBooks:

  1. Sélectionnez le bouton d'engrenage, cliquez sur "Outils" et suivez avec "Réconcilier"
  2. Vous trouverez un menu déroulant sous "Comptes", que vous sélectionnerez et cliquerez sur le compte que vous souhaitez rapprocher
  3. Sur la base de votre relevé bancaire, vous renseignerez ensuite le «solde de clôture» et la «date de fin» également
  4. Ensuite, vous devrez faire correspondre votre relevé bancaire avec les transactions, que vous vérifierez également individuellement
  5. Utilisez des filtres sur les transactions afin qu'elles deviennent facilement détectables
  6. Exécutez continuellement la fonction jusqu'à ce que vous obteniez zéro chiffre dans le champ "Différence"

Et c'est ainsi que se réconcilier dans QuickBooks.

Conclusion

En conclusion, QuickBooks est un logiciel de gestion d'entreprise éprouvé capable de faire évoluer votre entreprise vers de plus hauts sommets. Mais combien cela coûte-t-il d'utiliser QuickBooks?

En fonction de vos préférences concernant les variantes du logiciel, vous pouvez payer de 25 $ à environ 300 $ chaque mois pour utiliser le logiciel QuickBooks.

Mais compte tenu des avantages de l'utilisation de ce logiciel, c'est un montant décent à payer pour l'utiliser.

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Richard Goodwin

Richard Goodwin travaille comme journaliste technique depuis plus de 10 ans. Il est l'éditeur et propriétaire de KnowYourMobile.

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