Cómo usar Google Drive: una guía completa (para principiantes)



Google Drive es una suite de productividad completa basada en la nube. Incluye un procesador de texto, hojas de cálculo, una herramienta de presentación y, por supuesto, correo electrónico. Y así es como descargas Google Drive y lo usas como un jefe ...


Si quieres hacer cosas y no estás usando Google Drive, o Versión empresarial de Google, G-Suite, se está perdiendo una de las aplicaciones de productividad basadas en la nube más útiles del planeta.

¿Qué es Google Drive? Los basicos

Google Drive, como DropBox, es una solución de almacenamiento basada en la nube en su forma más simple. Se ejecutará en todos sus dispositivos, desde su PC de escritorio hasta su teléfono, así como multiplataforma en macOS, Windows y Linux, lo que le permitirá guardar y administrar sus archivos y datos en línea en todo momento.

Similar a Office 365 y alternativas de código abierto como Collabora Office, Drive es un conjunto de aplicaciones de oficina todo en uno.

que es google drive
  • Guardar

Pero eso es solo la punta del iceberg. Google Drive es una suite de productividad completa, uno que incluye todo lo que obtiene con el paquete Office de Microsoft, es decir, un procesador de texto, hojas de cálculo, planificadores de presentaciones y más, pero aquí no pagará nada por acceder a estas herramientas.

Todo lo que necesita para acceder a Google Drive es un Cuenta de Gmail. Una vez que tenga esto, estará listo. Google Drive es gratis para unirse, aunque si desea más espacio de almacenamiento, tendrá que aportar algo de efectivo adicional. Aquí hay un desglose de los precios de almacenamiento de Google Drive.

Precios de Google Drive (actualizado para 2020):

  • Versión gratuita - 15 GB de almacenamiento, acceso a todas las funciones
  • Plan de 100GB - $ 2 por mes, acceso a todas las funciones
  • Plan de 1 TB - $ 10 por mes, acceso a todas las funciones
  • Plan de 10 TB - $ 100 por mes, acceso a todas las funciones

Google One: es la respuesta de Google a iCloud

Como usuario de Drive o G-Suite, aprovechará Google One, la nueva solución de almacenamiento en la nube de The Big G. Google One se ejecuta en TODAS las aplicaciones y servicios basados ​​en la nube de Google, por lo tanto, gmail, Fotos, Drive y Aulas.

Sin embargo, no puede acceder físicamente a Google One; en lugar, se utiliza como un mecanismo de almacenamiento que funciona en segundo plano en todas las aplicaciones de Drive y G-Suite. Google One es esencialmente el disco duro basado en la nube de su cuenta en la nube.

Anunciado en mayo de 2018, Google One se envió inicialmente con un máximo de 1 TB de almacenamiento. Google Drive vino con 15 GB gratis. Avance rápido un par de años y ahora puede obtener hasta 30 TB de almacenamiento dentro de Google One, aunque cualquier cosa de más de 15 GB requiere una suscripción paga.

Opciones y precios de almacenamiento de Google One

AlmacenamientoPrecio (US $)
15 GBGratis
100 GB$ 1.99 / mes ($ 19.99 / año)
200 GB$ 2.99 / mes ($ 29.99 / año)
2 TB$ 9.99 / mes ($ 99.99 / año)
10 TB$ 99.99 / mes ($ 1.199,88 / año)
20 TB$ 199.99 / mes ($ 2.399,88 / año)
30 TB$ 299.99 / mes ($ 3.599,88 / año)
Planes de Google One - Ver las últimas ofertas y promociones aquí

Muchas grandes empresas ahora utilizan G-Suite Uber y Spotify, por ejemplo, administrar su negocio dentro del G-Suite de aplicaciones de Google. Tener la capacidad de trabajar en la nube, en cualquier dispositivo, en cualquier parte del mundo permite a las empresas ser más ágiles y maleables.

Sin embargo, cuando las empresas más grandes utilizan una plataforma, las demandas de almacenamiento aumentan; es por eso que Google aumentó el almacenamiento máximo de Google One a 30 TB. La mayoría de las empresas más pequeñas no necesitarán tanto, por supuesto, pero tener este nivel de almacenamiento dentro de Google One será un factor clave en su lucha contra la competencia. soluciones como Office 365 de Microsoft.

Comenzar con Google Drive: lo primero que debe hacer

Una vez que haya iniciado sesión, se le presentará lo que es esencialmente una pizarra en blanco. Querrá agregar un número de teléfono y un correo electrónico de respaldo primero; esto le permitirá ingresar a su cuenta de Google Drive en caso de que ocurra algo. Créame, no quiere quedarse fuera de su Cuenta de Google Drive, así que asegúrese de adjuntar su número de teléfono y configurar un correo electrónico de respaldo para Google Drive. Esto lo cubrirá en caso de que algo salga mal.

Creación de nuevos documentos en Drive

La UX de Google Drive es deliberadamente básica. Está diseñado para ser simple. En el lado izquierdo de Drive, tiene algunas opciones: Nuevo, Prioridad, Mi unidad, Compartido conmigo, Reciente, Destacados y Papelera. Debajo de esto, encontrará un indicador de almacenamiento que le muestra cuánto almacenamiento ha utilizado. También puede comprar más almacenamiento de Google Drive en esta sección (vea la imagen a continuación).

google drive compra más almacenamiento
  • Guardar

Si desea iniciar un nuevo documento, ya sea un procesador de texto, una hoja de cálculo o una presentación, simplemente haga clic en el botón NUEVO que se encuentra en la esquina superior izquierda de Google Drive. Al hacer clic en NUEVO, se mostrarán las siguientes opciones:

Tipos de documentos de Google Drive
  • Guardar

Desde aquí, todo lo que tiene que hacer es seleccionar una opción, Google Docs, por ejemplo, y cargará un nuevo documento para que comience a trabajar. Sin embargo, antes de comenzar a trabajar dentro de Google Drive, primero debe configurar algún tipo de sistema de carpetas. Es importante hacer esto temprano porque mantendrá todos sus archivos organizados. Y esto es útil cuando sus archivos comienzan a acumularse. Créame, aprendí esta lección por las malas.

Crear carpetas en Google Drive

Crear una nueva carpeta en Google Drive es simple: seleccione Nuevo> Carpeta> Nombre de carpeta. Asigne a la carpeta de Google Drive un nombre específico, "Ideas", por ejemplo, de esta manera, una vez que comience a crear documentos, tendrá un sistema de archivo sólido. Nuevamente, la configuración de carpetas en Drive es una de las cosas más importantes que debe hacer cuando comienza.

cómo crear carpetas en google drive
  • Guardar

He aquí un ejemplo de lo que Google Drive el sistema de carpetas podría verse así:

  • Carpeta de ideas
  • Posts del Blog
  • Tareas de SEO
  • Gastos
  • Registro de viaje

Puede agregar CUALQUIER tipo de archivo de Google Drive a sus carpetas. Por ejemplo, supongamos que está trabajando en un nuevo proyecto, que incluye muchas notas, ideas anotadas en Documentos y también hojas de cálculo.

Puede agregar todos estos archivos a una carpeta titulada Nuevo proyecto. ¿Quieres ser súper organizado? Luego puede dividir la carpeta Nuevo Proyecto agregando carpetas internas dentro de la carpeta principal Nuevo Proyecto: una para hojas de cálculo, otra para notas y otra para ideas, por ejemplo.

LEA: Las mejores aplicaciones de CRO para su negocio en línea

Una vez que haya creado una carpeta en Drive, se almacenará en la página principal de Drive dentro de la sección FOLDERS que se encuentra justo debajo de Quick Access en la pantalla de inicio.

Desde aquí, puede avanzar unos pasos más codificando por colores sus carpetas y reordenándolas por fecha, nombre o más reciente. Puede crear tantas carpetas como desee. Y si desea fusionar carpetas, simplemente arrastre y suelte una carpeta en otra.

También puede arrastrar y soltar cualquier archivo errante en carpetas relevantes. En el escritorio, simplemente arrástrelos y suéltelos. En el dispositivo móvil, haga clic en el menú de hamburguesa de la carpeta / archivo, seleccione "mover" y luego seleccione la carpeta a la que desea enviarlo. Sencillo.

Tipos de documentos de Google Drive (descripción general):

  • Google Docs: Docs es tu procesador de textos. Al igual que Office de Microsoft, puede crear una variedad de documentos basados ​​en texto, desde informes hasta folletos, panfletos y volantes. Básicamente, Docs es la versión de Microsoft Word de Google. También puede habilitar Modo oscuro de Google Docs con una simple instalación de extensión, es ideal para trabajar hasta tarde por la noche.
  • Hojas de cálculo de Google: Sheets es la aplicación de hoja de cálculo de Google. Tiene todas las funciones, acepta archivos CSV y puede importar y exportar archivos de Excel.
  • Presentaciones de Google: Slides es como Powerpoint; con Diapositivas puede crear presentaciones fácilmente, utilizando una variedad de herramientas y opciones de edición. Es fácil de usar y funciona muy bien.
  • Formularios de Google: Google Forms es una herramienta muy útil que le permite crear cuestionarios, formularios de encuestas y prácticamente todo lo demás. Una vez que haya creado un documento en Google Forms, podrá compartirlo en cualquier lugar en línea, desde las redes sociales hasta su blog.
  • Dibujo de Google: Google Drawing es esencialmente una versión ligera de Adobe Illustrator. No es tan poderoso como Illustrator, pero es una gran opción para esbozar ideas y diseños.
  • Secuencia de comandos de Google Apps: Apps Script de Google es una plataforma de desarrollo de aplicaciones que permite a los desarrolladores codificar rápidamente aplicaciones que se pueden usar con el ecosistema de Google Drive.
  • Jamboard de Google: Google Jamboard es una aplicación de pizarra interactiva que permite a los usuarios crear paneles de estado de ánimo y collages que luego se pueden ver en dispositivos compatibles. Y debido a la naturaleza de Drive, Jamboard permite a los usuarios colaborar, agregando imágenes y archivos para aumentar el volumen del panel de estado de ánimo o el collage.

Complementos de Google Drive: aplicaciones que puede vincular a Google Drive

Como Slack, Google Drive se integra con miles de aplicaciones de terceros. Google Drive tiene un mercado dedicado donde puede descargar complementos para Drive que se llama G Suite Marketplace.

Dentro de G Suite Marketplace, encontrará complementos para todo tipo de aplicaciones empresariales y de productividad. No necesita utilizar ninguno de estos complementos para Drive; sin embargo, solo están disponibles para los usuarios que requieren funcionalidad adicional o integración con aplicaciones empresariales de terceros existentes.

Cómo conectar Google Drive a su PC

Google Drive se ejecuta como una aplicación en su teléfono y tableta. También se ejecutará en su navegador. Pero quizás la forma más fácil de acceder y guardar cosas en Drive es conectarlo directamente a su PC. Al hacer esto, se creará un sistema de carpetas en su PC que se conectará directamente a Google Drive, para que pueda guardar cosas de su PC directamente en Drive.

Instalar Drive en su PC y / o Mac es simple, simplemente descargue la aplicación Google Drive usando los enlaces a continuación:

Instalación de Google Drive en Android y iPhone

Si desea que Google Drive esté funcionando en su teléfono Android o iPhone, simplemente vaya a Google Play o App Store de Apple y descargue la aplicación Google Drive.

google-drive-aplicación-android
  • Guardar

Una vez que lo haya descargado, Google Drive funcionará exactamente igual que en el escritorio. Se verá ligeramente diferente en una pantalla más pequeña, pero todas sus carpetas y archivos estarán ubicados exactamente en los mismos lugares.

Luego, puede crear y editar documentos de Google Drive sobre la marcha. Me gusta ejecutar Google Drive en mi iPad Pro, para poder leer, aumentar y editar archivos cuando estoy de viaje. Funciona muy bien y me permite estar al tanto de las cosas. Además, todos los cambios que hago se guardan automáticamente y se respaldan en la nube.

Descargas multiplataforma

Debido a que Google Drive se ejecuta en la nube, es totalmente independiente de la plataforma, por lo que incluso si tiene un teléfono Android, una PC con Linux, un iPad y una MacBook, puede acceder y descargar archivos con facilidad. Todo lo que tienes que hacer es busque el archivo que desea descargar, haga clic en el menú de hamburguesas y presione la opción de descarga . Esto descargará el archivo en cualquier dispositivo que estés usando.

De manera similar, los puede cargar archivos en Drive usando las opciones de Compartir en su teléfono y / o tableta - simplemente seleccione el archivo que desea compartir y seleccione Google Drive en las opciones sobre acciones. Google Drive es compatible con las principales plataformas informáticas y móviles.

Colaboración dentro de Google Drive

Google Drive está diseñado para que lo utilicen personas y equipos de personas. Puede ejecutarlo solo para usted o puede ejecutarlo como el sistema de archivos principal de su empresa, de modo que todos los miembros de su equipo tengan acceso a determinadas carpetas y archivos.

Puede compartir archivos individuales con miembros del equipo, carpetas enteras o la totalidad del contenido dentro de Google Drive. Yo personalmente? Me gusta compartir el acceso archivo por archivo y carpeta por carpeta. Por ejemplo, mi cuenta de Drive de trabajo contiene toneladas de datos a los que mi equipo accede regularmente.

colaboración de google drive
  • Guardar

Sin embargo, no necesito / quiero que todos los miembros de mi equipo estén dentro de cada carpeta y archivo de mi Drive, así que asigno acceso según el rol de la persona. Ejemplo: tenemos una hoja maestra que rastrea todo nuestro contenido, palabras clave, volumen de búsqueda y títulos. Todo el equipo tiene acceso a este archivo, ya que debe actualizarse constantemente.

Por el contrario, también dispongo de carpetas para facturación y correspondencia con posibles socios y anunciantes. Solo yo y otro miembro del equipo tenemos acceso a estas carpetas. ¿Tener sentido? Bueno. Bien, entonces, ¿cómo les da a los miembros de su equipo acceso a ciertas carpetas y documentos de Google Drive?

Simple: busque y seleccione el documento o carpeta que desea compartir> haga clic en el icono COMPARTIR (vea la imagen a continuación)> ingrese el correo electrónico de la persona con la que desea compartir el acceso. Una vez que haya hecho esto, esa persona recibirá un correo electrónico con un enlace que le otorga acceso a la carpeta.

compartir documentos de Google Drive
  • Guardar

Edición sin conexión en Google Drive

Para aprovechar al máximo Google Drive, necesitará una conexión a Internet. Es una aplicación basada en la nube, por lo que es imprescindible una conexión a Internet. Sin embargo, Google Drive permite la edición y el acceso sin conexión, solo tiene que habilitarlo.

Habilitar el acceso / edición sin conexión en Google Drive: Vaya a CONFIGURACIÓN> General> Localizar SIN CONEXIÓN, haga clic en

Una vez que haya hecho esto, podrá acceder y editar documentos dentro de Google Drive cuando no tenga una conexión a Internet. Todas las ediciones y cambios se actualizarán en la nube una vez que se vuelva a conectar a Internet. Esto significa que puede editar y crear mientras vuela, o cuando está fuera de casa, lejos de una conexión a Internet confiable.

Cómo eliminar archivos en Google Drive

Eliminar archivos y carpetas en Google Drive es simple; en una computadora de escritorio o portátil, simplemente haga clic en la carpeta o archivo que desea eliminar y luego presione la tecla Eliminar en su teclado. En un dispositivo móvil, incluidas las tabletas, seleccione el archivo y / o carpeta que desea eliminar y luego seleccione "Más acciones", navegue hasta la opción de eliminar y haga clic en ella y, BOOM, se eliminará su archivo o carpeta.

Terminando…

Esa fue una publicación bastante larga, ¿verdad? Creo que hemos cubierto todo lo que necesita saber para comenzar con Google Drive. Sin embargo, el punto principal aquí es simple: Google Drive es una de las mejores herramientas de productividad y colaboración gratuitas del mercado. Es fácil de usar, funciona en todas las plataformas y tiene todo lo que necesita para ejecutar y administrar cualquier proyecto y / o negocio.

He dirigido mis negocios en Drive durante años, recopilando y almacenando facturas, desarrollando ideas, colaborando en proyectos, creando publicaciones como la que estás leyendo ahora y prácticamente todo lo demás. La única diferencia es que Utilizo G Suite profesional de Google, que es básicamente la versión empresarial de Google Drive.

G-Suite es más o menos lo mismo, excepto que recibe correos electrónicos de marca, más almacenamiento y cuesta dinero, aunque casi nada desde una perspectiva de costo versus funcionalidad. Para los usuarios ocasionales, la versión gratuita de Google Drive será todo lo que necesitarán. Sin embargo, si es un usuario empresarial, es casi seguro que desee utilizar G Suite; puede ver todos los precios y planes aquí.


Cómo eliminar archivos de Google Drive
  • Guardar

Centro de recursos de Google Drive: aprenda todos los conceptos básicos + consejos de nivel profesional para Drive

Más información sobre Google Drive ↗


Richard Goodwin

Richard Goodwin ha trabajado como periodista de tecnología durante más de 10 años. Es el editor y propietario de KnowYourMobile.

Siga Leyendo

Compartir a través de
Copiar link