Cómo compartir una carpeta en Google Drive



Google Drive, el servicio integral en la nube de Google, es una excelente herramienta para superar los límites físicos entre colegas y colaboradores en el entorno corporativo actual.


Ideal para todo tipo de empresas, desde autónomos hasta conglomerados, Google Drive enlaza con fluidez con G Suite, la plataforma de software de oficina basada en la nube de Google. Para utilizar completamente este servicio de uso gratuito, primero debe obtener una comprensión completa de todos los Capacidades fundamentales de Drive.

Todo es muy fácil de usar, sin embargo, eso no significa que deba saber automáticamente cómo usarlo si nunca lo ha usado antes, así que, hoy, lo cubrimos con "Cómo compartir una carpeta en Google Drive ”.

Cómo compartir un documento o carpeta

Compartir un archivo o carpeta en Google Drive es simple. Son los detalles más intrincados de asegurarse de compartir la información adecuada con las personas adecuadas que pueden hacer que el proceso sea un poco más difícil.

Hay dos métodos para seleccionar un documento o carpeta para compartir. Para elegir un elemento dentro de una carpeta, haga clic izquierdo en él y luego busque el símbolo de silueta en el lado derecho de la ventana de Google Drive.

O haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione la opción Compartir en el menú emergente.

Depende completamente de usted de qué manera lo haga y, por lo general, simplemente depende de si ya tiene el documento abierto o no cuando necesita compartirlo.

La ventana "Compartir con otros" se muestra una vez que haya hecho clic en Compartir utilizando cualquiera de los métodos. Para notificar al destinatario por correo electrónico que obtuvo una invitación para compartir, ingrese su dirección de correo electrónico en el campo "destinatario", agregue un mensaje y luego haga clic en enviar.

Es bastante sencillo compartir un solo documento: El receptor solo puede acceder al documento que compartiste. No podrán ver nada más en el directorio en el que está almacenado.

Las carpetas son un poco más complicadas de compartir debido al hecho de que compartir permisos puede ser un desafío. Si desea compartir algo más que documentos específicos, es una buena idea aprender más sobre cómo Google Drive maneja el uso compartido.

Cómo personalizar los permisos de carpetas o archivos compartidos en Google Drive

Cuando comparte un archivo o carpeta con alguien, se le otorga automáticamente acceso de edición. Eso significa que pueden realizar cambios, incluida la organización de carpetas, la modificación de archivos y la adición de material adicional a esas carpetas también.

En la ventana Compartir, verá un botón con un símbolo de lápiz en el lado derecho de la pantalla. Al hacer clic en él, aparecen las opciones de permisos, lo que le permite hacer que un documento sea editable, solo para comentarios o únicamente visible. Puede cambiar entre Editar / Ordenar / Agregar y Ver sólo para carpetas.

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Deberá acceder al panel de uso compartido avanzado para regular los derechos de uso compartido más específicos, que puedes lograr al seleccionando Avanzado en la esquina inferior derecha de la ventana para compartir.

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La pantalla Avanzado muestra exactamente quién tiene acceso a los archivos compartidos, el tipo de acceso que tienen esos usuarios y también permite al autor del documento administrar lo que esos otros usuarios pueden hacer con los archivos y carpetas compartidos.

Puede establecer varios permisos para diferentes usuarios en la ventana Avanzado, así como prohibir que aquellos con autorización compartan el archivo con otros. También puede evitar que las personas con acceso de solo lectura y solo comentarios copien, impriman o descarguen el documento compartido. lo cual es útil si no desea que circulen copias adicionales de un archivo con registro de cambios.

La revocación de permisos también es una posibilidad si hacer clic en la X a la derecha del nombre de una persona que eliminará por completo el acceso a su archivo o carpeta.

Cómo compartir desde Google Drive a las redes sociales

Google Drive también ofrece opciones para compartir integradas para Twitter y Facebook. Para distribuir un archivo o carpeta en una de esas plataformas, vaya al cuadro para compartir, elija Avanzado, luego Twitter o Facebook, inicie sesión si es necesario y finalice el procedimiento.

Cuando comparte algo en las redes sociales desde Google Drive, el nivel de acceso se establece en Ver solo de forma predeterminada. Si desea cambiar esto, configure el "Cualquiera con el link" opción a Ver, Comentarista o Editor.

Cómo hacer públicos los archivos

Al regresar al menú de uso compartido avanzado, verá un campo llamado "Personas específicas pueden acceder" en la lista de personas que tienen acceso al archivo. Esta es la configuración predeterminada en Google Drive para archivos y carpetas, e implica que solo aquellos que hayan recibido una invitación en particular pueden ver el archivo o carpeta.

Es posible que desee proporcionar acceso público a un archivo o carpeta que puede ser útil y eficiente en varias circunstancias. Para modificar quién tiene acceso al documento, vaya a la Vínculo compartido cuadro y haga clic en Cambiar junto a personas específicas a las que pueden acceder.

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Hay dos tipos de uso compartido de enlaces. En primer lugar, el intercambio público completo, en el que el documento se publica en línea y cualquiera que realice una búsqueda en Google puede acceder a él. En segundo lugar, el intercambio público pero no listado, en el que el enlace directo debe proporcionarse a alguien. También puede elegir si el acceso público se limita a las funciones de visualización, comentario o edición.

Si desea publicar un documento públicamente, tenga en cuenta que no hay forma de evitar que los visitantes no invitados vean o incluso cambien sus archivos.

Compartir otros tipos de archivos a través de Google Drive

Puede cargar cualquier otro tipo de archivos en Google Drive y compartirlos de la misma manera que lo hace con Google Docs. En la vista de lista, seleccione Nuevo, luego Carga de archivo y luego vaya al documento que desea cargar.

Entonces, exactamente como con un Documento de Google o Hoja de Google, comparte los archivos con tus permisos personalizados.

Limitaciones de Google Drive

Hay algunos ciertos restricciones con Google Drive que los propietarios de documentos deben tener en cuenta:

  • Un documento solo puede ser editado y comentado por 100 personas al mismo tiempo.
  • No es posible intercambiar archivos con más de 200 personas.
  • Si se cambian los permisos de una carpeta con varias subcarpetas, esos cambios tardarán algún tiempo en filtrarse.
  • Los cambios tardarán algún tiempo en filtrarse si modifica los permisos de una gran cantidad de personas.
  • Los propietarios de los documentos no pueden especificar una fecha de vencimiento para el acceso compartido.

Cómo eliminar archivos de Google Drive
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Jake McEvoy

Jake es un redactor publicitario profesional, periodista y fanático de la tecnología de toda la vida. Cubre noticias y guías de usuario para KnowYourMobile.

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