Revisión de Microsoft 365: ¿Sigue siendo la mejor? Bastante ...



¿Microsoft 365 sigue siendo el mejor conjunto de aplicaciones de productividad en 2021? ¿O está mejor con algo como Google Workspace, que incluye almacenamiento en la nube y Google Drive? Vamos a averiguar…


[revisemos]


Las aplicaciones de Office de Microsoft, por lo que Word, Excel y Powerpoint, han sido el conjunto de aplicaciones de productividad empresarial líder en el planeta durante décadas. Cuando la mayoría de la gente piensa en una hoja de cálculo, por ejemplo, piensa en Excel.

Y este ha sido el caso durante décadas. Pero con Microsoft 365, las cosas han cambiado bastante con la forma en que Microsoft hace sus aplicaciones de productividad. Todavía tienes acceso a las mismas aplicaciones, así como a algunas nuevos como Teams, pero ahora la plataforma es más un ecosistema que un conjunto de aplicaciones individuales.

Y como cualquier buen ecosistema, la idea es que todas las aplicaciones dentro de Microsoft 365 se utilicen mejor juntas. Así es como Microsoft está posicionando a Microsoft 365, como la última palabra en suites de productividad para usuarios empresariales y profesionales.

Con Microsoft 365, tendrá todas las herramientas necesarias para administrar su negocio, desde hojas de cálculo y procesamiento de texto hasta almacenamiento en la nube y herramientas de comunicación con Teams. Pero, ¿Microsoft 365 es tan relevante como siempre o está mejor con algo como Espacio de trabajo de Google?

Echemos un vistazo amplio de qué se trata Microsoft 365, qué ha cambiado y cómo funciona como un paquete completo. Una vez que hayamos hecho esto, podremos sacar algunas conclusiones sobre si Microsoft 365 es la mejor solución para su empresa o marca.

Planes y precios de Microsoft 365

Lo primero que debe saber sobre Microsoft 365 es que ahora es únicamente un servicio basado en suscripción. Microsoft 365 también vive y funciona en la nube. Y para acceder a la plataforma y todas sus trampas, puede elegir entre varios planes de pago mensuales diferentes:

  • Microsoft 365 básico - Basic es el paquete de Microsoft 365 más económico. Cuesta $ 5 por mes por usuario y le da acceso a todas las aplicaciones principales de Microsoft, incluidos Teams y OneDrive, sin embargo, no incluye versiones de escritorio, por lo que probablemente querrá evitar este paquete.
  • Microsoft 365 estándar - El estándar cuesta $ 12.50 por mes por usuario y le brinda acceso a todo lo que obtiene con Basic, es decir, todas las aplicaciones de productividad centrales de Microsoft, y funciona tanto en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio. Si recién está comenzando, Standard es el indicado.
  • Microsoft 365 Premium - Premium es el paquete de Microsoft 365 más caro - cuesta $ 20 por mes por usuario. Con Premium, obtiene todo lo anterior más protección contra amenazas cibernéticas y controles de administrador. Si administra una organización, esta es la mejor opción, ya que tendrá el mayor control sobre el acceso y la administración de archivos.

Microsoft también tiene dos versiones empresariales de Microsoft 365: E3 y E5.

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El plan Microsoft 365 E3 es el más económico de los dos; cuesta $ 32 usuario / mes e incluye acceso a todas las aplicaciones de Microsoft, así como protección de datos, auditoría cibernética, procesamiento de datos y funcionalidades de administración de identidad y acceso que no están presentes en Basic, Standard y Premium.

El plan E5 cuesta $ 57 por usuario al mes y presenta las mismas cosas que E3, solo que con herramientas de análisis de usuario y capacidades de seguimiento más avanzadas. El plan E5 está diseñado únicamente para que lo utilicen organizaciones más grandes con cien o más empleados. No está diseñado para empresas más pequeñas.

Y, finalmente, si solo necesita acceso a las aplicaciones de Microsoft y ninguna de las otras cosas, puede obtener acceso a Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Publisher y Access para $ 8.25 por mes, por usuario. Este paquete incluye OneDrive, pero no Teams ni ninguna de las herramientas analíticas o de administración de Microsoft 365.

Aplicaciones de Microsoft 365

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Hemos cubierto todo lo que necesita saber sobre la estructura de planes y precios de Microsoft 365. Ahora sigamos adelante y echemos un vistazo en profundidad a las aplicaciones principales de Microsoft 365: Word, Excel, Powerpoint, OneDrive y OneNote.

El procesador de textos de Microsoft Word es el procesador de textos más utilizado del planeta. Y lo ha sido durante mucho tiempo, a pesar del auge de las páginas de Apple y los documentos de Google. La fortaleza de Word reside en sus innumerables funciones y herramientas de colaboración líderes en el mercado.

Dentro de Word, puede co-autorizar fácilmente documentos, trabajar en la copia en grupo e incluso volver atrás y volver a leer versiones anteriores con OneDrive. Word tiene muchas características sobresalientes, incluida la capacidad de realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos, múltiples opciones de exportación y el mejor motor de conversión de voz a texto en el negocio.

También funciona muy bien como procesador de textos. Como sabe cualquiera que haya usado Word durante un tiempo, el software en sí es sólido como una roca, confiable y rara vez presenta problemas. Navegar por Word es muy fácil y puede usarlo para crear todo tipo de documentos, desde publicaciones de blogs hasta comunicados de prensa e incluso notas corporativas: el cielo es el límite, de verdad.

Y debido a que Word cuenta con soporte para Texto de OpenDocument (.odt), formato de documento portátil (PDF) y formato de Microsoft Word (.docx), nunca se encontrará con problemas de compatibilidad, algo que es demasiado común con las páginas de Apple.

Word ha sido mi procesador de textos preferido durante años; es lo que uso todos los días para crear contenido y organizar KYM, incluidas ideas de contenido, proyecciones para el futuro y notas para el personal y los colaboradores. Me encanta que tenga un modo de lectura y que funcione sin problemas en mi PC, Mac, iPhone y teléfono Android.

Para mí, y para millones de personas, Word de Microsoft es la última palabra cuando se trata de software de procesamiento de texto. Nada más se acerca. Y si tener un buen procesador de textos es importante para su flujo de trabajo, Word es lo único que debe tener en cuenta.

Microsoft Excel

Odio las hojas de cálculo. Siempre tengo. Pero son una herramienta fundamental para las empresas. Uso Excel todos los días para administrar aspectos de mi negocio, planificar el contenido y realizar un seguimiento de mis finanzas, gastos, costos e ingresos. Es casi esencial, básicamente.

Traté de usar Google Sheets por un tiempo, pero descubrí que Excel es mucho más poderoso. Con Excel, tiene un universo de funciones, más de 450 ahora, que se pueden usar para obtener y extraer información valiosa de montones y montones de datos aparentemente sin sentido.

Como herramienta de análisis, Excel es invaluable. Sé que puede ser abrumador comenzar a aprender a usar Excel, pero solo se necesitan unas pocas horas para aprender más que suficiente. Y puede hacer la mayor parte de esto de forma gratuita en YouTube. Dedique un poco de tiempo a descubrir el verdadero potencial de Excel y le ayudará a administrar, interpretar y analizar todo tipo de aspectos ocultos de su negocio.

Excel de Microsoft también le permite crear hojas de cálculo realmente enormes. Excel admite hasta 17 mil millones de celdas, mientras que Sheets solo admite 5 millones. ¿Necesitará alguna vez una hoja de cálculo con 17 mil millones de celdas? Probablemente no. Pero las grandes empresas como Ford o Apple podrían hacerlo. Y para eso está diseñado Excel de Microsoft: está diseñado para el rendimiento y la escalabilidad.

Y esto es lo que realmente amo de Excel; puedes usarlo de la manera más básica y sigue siendo útil. Pero a medida que aprenda más sobre las fórmulas y sus funciones, podrá comenzar a ser más avanzado. Y una vez que comienzas a ser más avanzado, comienzas a detectar y ver más tendencias y puntos de datos procesables.

Excel es compatible con Microsoft (.xlsx), hojas de cálculo de OpenDocument (.ods) y formato de documento portátil (.pdf), lo que significa que, una vez más, es muy poco probable que tenga problemas de compatibilidad. Tú también puedes abrir documentos de Excel dentro de Google Sheets y otras aplicaciones de hojas de cálculo también.

Sin embargo, la colaboración en tiempo real dentro de Excel no es tan buena como en Word. Para colaborar en Excel en tiempo real, todos los usuarios necesitan una suscripción activa a Microsoft 365 y estar usando la última versión de Excel. No es ideal, para ser honesto. Esperamos que Microsoft pueda mejorar las cosas en 2021/22.

Microsoft Powerpoint

Ya sea que sea un estudiante de secundaria o el director ejecutivo de una empresa de Fortune 500, es probable que haya utilizado Powerpoint. El creador de presentaciones de Microsoft ha sido el estándar de la industria durante más de dos décadas. Y en Microsoft 365, no vemos que esto cambie pronto. Powerpoint sigue siendo el rey de los creadores de presentaciones.

Powerpoint funciona como de costumbre, lo que permite un diseño de presentación rápido y fácil. Tiene una gran cantidad de funciones de diseño, por lo que puede hacer que sus presentaciones se vean tan elegantes o tan simples como desee. Una vez más, el cielo es el límite aquí.

Una característica nueva e interesante dentro de Powerpoint es la inclusión de soporte para archivos 3D. Ahora puede manipular, rotar o invertir imágenes 3D en Powerpoint y esto es genial cuando se trata de crear presentaciones llamativas y atractivas.

Al igual que Excel, Powerpoint tiene algunas limitaciones de colaboración. Por alguna razón desconocida, Microsoft SOLO le permitirá colaborar en presentaciones de Powerpoint dentro de la aplicación web; no puede colaborar dentro de la aplicación móvil o de escritorio.

¿Por qué? Nadie sabe. Se siente como un problema técnico que se perdió cuando se lanzó la nueva versión y nadie ha podido solucionarlo. Quiero decir, ¿por qué solo la aplicación web? Literalmente no tiene ningún sentido.

Aparte de eso, Powerpoint sigue siendo tan brillante como siempre en lo que hace mejor: hacer presentaciones muy fáciles. También tiene una integración completa de OneDrive, lo que hace que compartir presentaciones en su organización sea muy fácil.

microsoft onedrive

Mencioné en la introducción de esta revisión que Microsoft 365 no es solo un paquete de aplicaciones, es un ecosistema. Bueno, OneDrive es el pegamento que mantiene todo junto y hace que Microsoft 365 funcione como una unidad cohesiva en múltiples dispositivos y usuarios.

OneDrive se integra en todos los niveles de Microsoft 365, está presente y es de fácil acceso dentro de todas las aplicaciones y herramientas de Microsoft 365, y hace que los esfuerzos en equipo de colaboración entre dispositivos sean muy sencillos, incluso en organizaciones más grandes.

Microsoft ha invertido mucho dinero en OneDrive. Quiere que sea la solución de nube líder para los usuarios empresariales. Y una de las áreas más importantes en las que OneDrive supera a la competencia es que está completamente encriptado, tanto al enviar archivos como cuando está en reposo.

También tiene la opción de agregar autenticación de dos factores y configurar medidas que obligarán a las personas en la red a implementar cambios periódicos de contraseña.

OneDrive también tiene algo llamado Personal Vault, que es esencialmente un entorno aún más seguro donde puede almacenar y guardar sus datos y documentos más confidenciales. Nadie puede acceder a esto, salvo los administradores de red.

Esta es una gran ayuda para las grandes empresas, ya que significa que si alguien intercepta sus datos, no podrán acceder ni discernir nada de lo que han obtenido, simplemente se verá como un desastre. Esta característica por sí sola es la razón por la que millones de empresas usan Microsoft 365.

La aplicación OneDrive en sí, donde se almacenan todos los archivos y datos de sus aplicaciones, también está realmente bien diseñada. A diferencia de Google Drive, es fácil encontrar y organizar archivos dentro de OneDrive. Y OneDrive funciona a la perfección en todos los dispositivos, por lo que puede acceder rápidamente a sus documentos y datos desde cualquier lugar.

OneDrive es un logro brillante de Microsoft. Es quizás la mejor herramienta de gestión de almacenamiento en la nube del mercado. El hecho de que se integre profundamente con todas las aplicaciones de Microsoft, incluidos Teams, convierte a OneDrive en una herramienta esencial para cualquier empresa que desee mejorar sus esfuerzos de colaboración. Y en nuestro mundo posterior a COVID, cosas como esta son más importantes que nunca.

Microsoft OneNote

OneNote de Microsoft nunca realmente atrapó a los usuarios, y esto me parece muy extraño. Como aplicación para tomar notas, es esencialmente impecable. Limpia el suelo con la aplicación Notes de Google y también con la de Apple. He usado OneNote durante 18 meses y ha cambiado por completo la forma en que trabajo y me organizo.

Solía ​​usar Google Notes. Y Apple Notes en mi Mac. Pero estas aplicaciones se sentían demasiado endebles para lo que estaba buscando. Luego cambié a Evernote, que me gustó. Pero finalmente, me encontré con OneNote y no he mirado atrás desde entonces.

Verá, dentro de OneNote, puede organizar mejor las cosas. Puede configurar cuadernos para padres o temas importantes, y cuando toma nota o anota una idea, puede agregarla rápidamente al cuaderno correspondiente. Esto hace que organizar su producción mental sea mucho más fácil.

OneNote también se ve muy impresionante; de todas las aplicaciones para tomar notas que he usado, es la mejor diseñada por un margen considerable. Después de unos días de usarlo, supe que iba a ser mi aplicación de facto para tomar notas en los próximos años. Microsoft claramente ha dedicado mucho tiempo y esfuerzo a OneNote.

También tiene una impresionante variedad de características. Puede resaltar texto, dibujar a mano alzada, insertar imágenes, gráficos, pegatinas, ecuaciones e incluso agregar clips de audio. Y cuando se trata de compartir y colaborar, puede compartir sus cuadernos con cualquier persona, incluso con personas que no tienen una cuenta de Microsoft 365.

Amo OneNote. Pasé de no saber qué era a usarla más que cualquier otra aplicación web en el espacio de aproximadamente una semana. Eso debería decirle todo lo que necesita saber sobre lo bueno que es OneNote.

microsoft Outlook

Gmail es genial. Funciona de manera brillante y tiene muchas características y habilidades. Pero para muchos, Outlook es el rey del correo electrónico. Y la razón de esto es que incluye un océano de funciones que facilitan la administración del correo electrónico para usuarios de todas las tendencias, desde bloggers hasta corporaciones de 2000 fuertes.

Si usa Microsoft 365, Outlook será una de sus aplicaciones más utilizadas. Todos tenemos correo electrónico. Y todos recibimos muchos correos electrónicos todos los días. La mayor parte es inútil.

Con Outlook, puede controlar sus correos electrónicos rápidamente con las excelentes opciones de filtro y carpeta de Microsoft. Los correos electrónicos urgentes, por ejemplo, irán a su bandeja de entrada enfocada, mientras que otros correos electrónicos no esenciales se dejarán en el camino.

Outlook se sincroniza con el resto de Microsoft 365. Puede compartir cosas rápidamente a través de OneDrive, agregar archivos adjuntos desde cualquiera de las aplicaciones principales de Microsoft y obtener un mejor manejo y control sobre la cantidad de correo electrónico que llega a su bandeja de entrada. Una vez que haya configurado Outlook correctamente, básicamente hace todo el trabajo por usted, lo que le permite concentrarse en el trabajo y solo recibir el correo electrónico cuando es esencial.

Conclusión: ¿Vale la pena Microsoft 365?

Revisión de Microsoft 365
  • a Salvar

Independientemente del tamaño de su empresa, Microsoft 365 ofrece el conjunto de aplicaciones de productividad más completo y seguro del mercado. Tiene la mejor herramienta de hoja de cálculo de su clase, el mejor procesador de texto del mercado, soporte perfecto en la nube para compartir y colaborar, y la mejor aplicación para tomar notas jamás creada.

Y lo mejor de Microsoft 365 es que TODO funciona de manera brillante en conjunto, como una plataforma perfecta. Esto significa que puede conectarse directamente a su negocio y comenzar a realizar cambios positivos de inmediato. Las aplicaciones son impecables, en términos generales, y funcionan multiplataforma en todo tipo de dispositivos.

OneDrive también es una brillante hazaña de ingeniería. Pega todo sin esfuerzo, lo que hace que la colaboración, el intercambio y la administración de archivos sean muy sencillos en comparación con opciones similares de los competidores de Microsoft.

Básicamente, Microsoft 365 tiene todo lo que necesita. Y no importa si es un comerciante individual o una empresa de Fortune 500, Microsoft 365 puede escalar y adaptarse a sus necesidades y flujo de trabajo exactos; esta es su verdadera belleza como plataforma.

Sí, Afloje y conduzca también son excelentes opciones. Pero Teams, gracias a su profunda integración con OneDrive y Microsoft 365, es mucho más útil. Agregue cosas como Word, Powerpoint, Excel, OneNote y Outlook y es fácil ver por qué Microsoft sigue dominando el mercado de las herramientas de colaboración y la suite de productividad.

Y la mejor parte de Microsoft 365 es que es realmente asequible, independientemente del tamaño de su empresa u organización.

Richard Goodwin

Richard Goodwin ha trabajado como periodista de tecnología durante más de 10 años. Es el editor y propietario de KnowYourMobile.
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