So teilen Sie einen Ordner auf Google Drive

Google Drive, der umfassende Cloud-Dienst von Google, ist ein hervorragendes Werkzeug, um in der heutigen Unternehmensumgebung physische Grenzen zwischen Kollegen und Mitarbeitern zu überwinden.

Ideal für alle Unternehmenstypen, vom Freiberufler bis zum Mischkonzern, Google Drive lässt sich fließend mit der G Suite, der cloudbasierten Office-Softwareplattform von Google, verbinden. Um diesen kostenlosen Service in vollem Umfang nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst mit allen Funktionen vertraut machen Die grundlegenden Funktionen von Drive.

Es ist alles sehr einfach zu bedienen, aber das bedeutet nicht, dass Sie automatisch wissen sollten, wie Sie es verwenden, wenn Sie es noch nie zuvor verwendet haben “.

So teilen Sie ein Dokument oder einen Ordner

Das Freigeben einer Datei oder eines Ordners auf Google Drive ist einfach. Es sind die komplizierteren Details, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen an die richtigen Personen weitergeben, die den Prozess etwas schwieriger machen können.

Es gibt zwei Methoden, um ein Dokument oder einen Ordner zum Freigeben auszuwählen. Um ein Element aus einem Ordner auszuwählen, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf und suchen Sie dann nach dem Silhouettensymbol auf der rechten Seite des Google Drive-Fensters.

Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie die Option „Freigeben“ aus dem Popup-Menü.

Es liegt ganz bei Ihnen, wie Sie dies tun und hängt in der Regel einfach davon ab, ob Sie das Dokument bereits geöffnet haben oder nicht, wenn Sie es freigeben müssen.

Das Fenster „Für andere freigeben“ wird angezeigt, sobald Sie mit einer der beiden Methoden auf „Freigeben“ geklickt haben. Um den Empfänger per E-Mail darüber zu benachrichtigen, dass er eine Einladung zum Teilen erhalten hat, geben Sie seine E-Mail-Adresse in das Feld „Empfänger“ ein, fügen Sie eine Nachricht hinzu und klicken Sie dann auf Senden.

Es ist ziemlich einfach, ein einzelnes Dokument freizugeben: Nur das einzelne Dokument, das Sie freigegeben haben, ist für den Empfänger zugänglich. Sie können in dem Verzeichnis, in dem es gespeichert ist, nichts anderes sehen.

Die Freigabe von Ordnern ist etwas komplizierter, da die Freigabeberechtigungen schwierig sein können. Wenn Sie mehr als nur bestimmte Dokumente freigeben möchten, sollten Sie mehr darüber erfahren, wie Google Drive die Freigabe handhabt.

So passen Sie freigegebene Datei- oder Ordnerberechtigungen in Google Drive an

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner für andere freigeben, erhalten diese automatisch Bearbeitungszugriff. Das bedeutet, dass sie Änderungen vornehmen können, einschließlich der Organisation von Ordnern, der Änderung von Dateien und dem Hinzufügen von zusätzlichem Material zu diesen Ordnern.

Im Share-Fenster sehen Sie auf der rechten Seite des Bildschirms eine Schaltfläche mit einem Bleistiftsymbol. Wenn Sie darauf klicken, werden die Berechtigungsoptionen angezeigt, mit denen Sie ein Dokument bearbeiten, nur kommentieren oder nur anzeigen können. Sie können für Ordner zwischen Bearbeiten/Sortieren/Hinzufügen und Nur anzeigen wechseln.

Sie müssen auf das erweiterte Freigabefeld zugreifen, um spezifischere Freigaberechte zu regulieren, die Sie erreichen können, indem Sie Auswahl von Erweitert in der unteren rechten Ecke des Freigabefensters.

Der Bildschirm Erweitert zeigt genau an, wer Zugriff auf die freigegebenen Dateien hat, welche Zugriffsart diese Benutzer haben, und ermöglicht dem Autor des Dokuments auch zu verwalten, was diese anderen Benutzer mit den freigegebenen Dateien und Ordnern tun können.

Sie können im Fenster Erweitert verschiedene Berechtigungen für verschiedene Benutzer festlegen und Personen mit Berechtigung verbieten, die Datei mit anderen zu teilen. Sie können auch verhindern, dass Personen mit Nur-Lese- und Nur-Kommentar-Zugriff das freigegebene Dokument kopieren, drucken oder herunterladen. Dies ist nützlich, wenn Sie nicht möchten, dass zusätzliche Kopien einer Datei mit Änderungsprotokoll im Umlauf sind.

Das Widerrufen von Berechtigungen ist auch eine Möglichkeit von Klicken Sie auf das X rechts neben dem Namen einer Person wodurch der Datei- oder Ordnerzugriff vollständig entfernt wird.

So teilen Sie von Google Drive auf Social Media

Google Drive bietet auch integrierte Sharing-Optionen für Twitter und Facebook. Um eine Datei oder einen Ordner auf einer dieser Plattformen zu verteilen, gehen Sie zum Freigabefeld, wählen Sie Erweitert, dann Twitter oder Facebook, melden Sie sich bei Bedarf an und beenden Sie den Vorgang.

Wenn Sie etwas über Google Drive in sozialen Medien teilen, ist die Zugriffsebene standardmäßig auf Nur anzeigen eingestellt. Wenn Sie dies ändern möchten, stellen Sie das „Jeder mit dem Link“ Option auf Ansicht, Kommentator oder Editor.

So machen Sie Dateien öffentlich

Wenn Sie zum Menü „Erweiterte Freigabe“ zurückkehren, sehen Sie ein Feld namens „Bestimmte Personen können zugreifen“ in der Liste der Personen, die Zugriff auf die Datei haben. Dies ist die Standardeinstellung in Google Drive für Dateien und Ordner und bedeutet, dass nur diejenigen, die eine bestimmte Einladung erhalten haben, die Datei oder den Ordner anzeigen können.

Möglicherweise möchten Sie öffentlichen Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner gewähren, was in einer Reihe von Umständen hilfreich und effizient sein kann. Um zu ändern, wer Zugriff auf das Dokument hat, gehen Sie zu Klicken Sie im Feld Linkfreigabe auf Ändern neben Bestimmte Personen haben Zugriff.

Es gibt zwei Arten der Linkfreigabe. Zuerst die vollständige öffentliche Freigabe, in der das Dokument online veröffentlicht wird und für jeden zugänglich ist, der eine Google-Suche durchführt. Zweitens, öffentliches, aber nicht gelistetes Teilen, bei dem der direkte Link an jemanden geliefert werden muss. Sie können auch wählen, ob der öffentliche Zugriff auf das einfache Anzeigen, Kommentieren oder nur Bearbeiten beschränkt ist.

Wenn Sie ein Dokument öffentlich veröffentlichen möchten, denken Sie daran, dass ungebetene Besucher Ihre Dateien nicht sehen oder sogar ändern können.

Andere Dateitypen über Google Drive teilen

Sie können beliebige andere Dateitypen in Google Drive hochladen und sie auf die gleiche Weise wie mit Google Docs teilen. Wählen Sie in der Listenansicht Neu, dann Datei-Upload aus, und gehen Sie dann zu dem Dokument, das Sie hochladen möchten.

Dann genau wie bei a Google Doc oder Google Sheet, geben Sie die Dateien mit Ihren benutzerdefinierten Berechtigungen frei.

Einschränkungen von Google Drive

Es gibt ein paar sichere Einschränkungen bei Google Drive die Eigentümer von Dokumenten wissen sollten:

Ein Dokument darf nur von 100 Personen gleichzeitig bearbeitet und kommentiert werden.
Ein Austausch von Dateien mit mehr als 200 Personen ist nicht möglich.
Wenn die Berechtigungen für einen Ordner mit mehreren Unterordnern geändert werden, dauert es einige Zeit, bis diese Änderungen herausgefiltert werden.
Es dauert einige Zeit, bis die Änderungen herausgefiltert werden, wenn Sie die Berechtigungen für eine große Anzahl von Personen ändern.
Dokumentbesitzer können kein Ablaufdatum für den gemeinsamen Zugriff angeben.